Oslobarnehagen: Slik sparer familier og saksbehandlere tusenvis av timer

Barnehagen er en viktig arena for utvikling og læring. Barn som går i barnehage får ikke bare et løft tidlig i livet, men lykkes også bedre i skole og arbeidsliv enn de som står utenfor.

Men for mange familier kan barnehage være en betydelig kostnad, og derfor kan foresatte søke om lavere pris. Årsakene kan være mange og sammensatte, og knyttet til utfordringer med språk, erfaring med å navigere i det offentlige eller en sårbar familieøkonomi. 

Da Origo i 2021 opprettet satsingen på barnehage, forsto vi at vi kunne gjøre størst nytte for oss ved å prioritere sårbare familier først. Gjennom digital transformasjon skulle vi forenkle prosessen med å søke om redusert barnehagepris for alle foreldre med krav på det. Samtidig skulle vi gjøre jobben til byens saksbehandlere litt lettere, slik at de fikk mer tid til å følge opp familiene med størst behov.

Vi har tatt en nærmere titt på noe av det vi har bidratt til hittil, i tett samarbeid med fagekspertene ute i bydelene.

Spart familietid

Før 2021 var det omstendelig å søke om redusert barnehagepris i Oslo. Søkere måtte fylle ut presis informasjon om seg selv, medsøker, husstand, barn og barnehage. De måtte finne og laste opp gyldig dokumentasjon på inntekten til hver foresatt, og sende inn en feilfri og fullstendig søknad innen fristen – hvert eneste år.

Mangler og misforståelser i denne prosessen har ført til at familier med krav på prisreduksjon ender opp med fullprisfakturaer. Det kan by på en dominoeffekt av negative følger – fra tapt barnehageplass til personlig gjeld.

I sampill med saksbehandlerne har Origo bidratt til å forenkle denne prosessen gjennom særlig tre elementer: Et digitalt skjema, automatisk innhenting av skattedata og automatisk fornyet søknad. Disse løsningene frigjør en betydelig mengde tid for de foresatte. Vi måler dette som familietid, med 2020 som nullpunkt.

Digitalt skjema

Informasjonen som hører med til søknaden, er informasjon det offentlige allerede vet om deg. Derfor utviklet vi en løsning som henter denne informasjonen fra offentlige registre når du logger deg inn gjennom ID-porten. Dermed unngår du at søknadsprosessen stopper opp fordi du har tastet inn feil fødselsdato, poststed eller personnummer.

Vi anslår at dette halverer tiden søkere bruker i denne fasen sammenlignet med tidligere. 

Automatisk innhenting av skattedata

Mange har blitt klamme i hendene av å finne frem til en oppdatert og gyldig skattemelding for begge foresatte i husholdningen. Ved å logge deg inn gjennom ID-porten, hentes nødvendige inntektsdata rett fra Skatteetaten. Dermed trenger ikke foresatte bruke et eneste minutt på å finne skattedata.

Automatisk fornyet søknad

Fordi vi nå automatisk kan fornye søknaden din, slipper du å søke om redusert barnehagepris hvert år. Dette kaller vi en resøknad. Fikk du godkjent en søknad om redusert pris i fjor, vil systemet sende inn en søknad på dine vegne i år. Dermed slipper du å bli overrasket over fullprisfakturaer fordi du har glemt å søke på nytt, eller fordi du ikke har fått med meg at søknaden må sendes inn årlig.

Såkalte resøknader gjør at søkere bare bruker rundt 10 prosent av tiden de pleide på å fornye søknadene sine.

Faktura og gjeld

Tenk deg at du får barnehageplass, og at inntekten din kan gi deg rett til redusert barnehagepris. Men fordi du enten har glemt eller ikke forstått at du selv må søke om redusert pris, blir du fakturert for full pris første måned. Kanskje går du på samme smell også måneden etter, før du får sendt inn en fullstendig søknad.

Dette er en fortvilt situasjon for altfor mange. Uforutsette fakturaer på flere tusen kroner kan være tua som velter familieøkonomien, og føre til inkassokrav med økende beløp.

Vedtak om redusert pris har nemlig ikke tilbakevirkende kraft. Dessuten blir de gjeldende først fra neste faktureringsmåned. Søker du om redusert pris 16. september er altså en fullprisfaktura for oktober allerede på vei.

Rett pris fra første faktura

Derfor er det en svært positiv utvikling at stadig flere søkere nå får prisen de har krav på fra første faktura. Høyere datakvalitet og automatisk fornying av søknader gjør at flere slipper å bli overrasket av høye fakturaer. 

Færre fakturaer

Tall fra innkrevingsetaten viser flere positive trender. Antall fakturaer per familie med inkassokrav har også gått ned fra 2,5 i 2021 til 2,1 i 2023. I tillegg er det et godt tegn at etaten nå mottar færre fakturaer til innkreving enn før. Tallene viser at etaten mottok 3 030 fakturaer i 2021, men bare 2 250 i 2023.

Redusert barnehagegjeld

Ikke alle som får fakturaer om barnehageplass klarer å betale dem. Det skyldes ikke alltid problemer med å søke om lavere pris, men tallene tyder på at de nye løsningene har påvirket totalen også her.

Vi bruker ordet barnehagegjeld om penger som foresatte skylder for sitt barns barnehageplass. Etter å ha vært nokså uendret på langt over 7 millioner kroner de siste fem årene, minket den totale gjelden til drøye 5,7 millioner kroner i fjor. Det er en utvikling vi alle vil se mer av, og her spiller digitaliseringen en viktig rolle.

Frigjort tid for saksbehandlere

En av de beste måtene å hjelpe barnehageforeldre i Oslo på, er å hjelpe saksbehandlerne ute i bydelene. I tillegg til å ha ansvar for selve opptaket, behandler de også søknader om redusert pris og følger opp familiene. De har lenge vært få ansatte med lite tid å fordele på mange arbeidsoppgaver. 

Origo har derfor jobbet for å frigjøre tid for kommunens ansatte. Vi bruker begrepet frigjort tid om tiden som kan prioriteres til andre oppgaver når vi forbedrer prosesser. Dette gjør vi enten gjennom endringer i eksisterende løsninger eller lansering av nye. 

Også her kan vi trekke frem tre områder hvor innovasjon har ført til frigjort tid: Bedre saksbehandlingsflyt, automatisk innhenting av skattedata og mindre oppfølging om faktura. Igjen er 2020 nullpunktet vårt.

Bedre saksbehandlingsflyt

Vi har utviklet en ny saksflate for saksbehandling som gir saksbehandlerne en digital og oppdatert oversikt over hvert søknadsforløp. Den samme løsningen gir også hver foresatt oversikt over status for sin søknad, slik at de slipper å kontakte bydelen for å vite om søknaden er mottatt.

I tillegg har vi forenklet arkiveringen. Mens saksbehandlerne før måtte skrive ut, behandle og skanne inn alle søknader og dokumentasjon, gjøres dette nå automatisk og papirløst. Sammenlagt beregner vi at dette har frigjort minst 15 minutter per søknad for saksbehandlerne.

Automatisk innhenting av skattedata

I dag hentes skattedata automatisk for alle som søker om redusert pris. Kun i enkelte tilfeller, som for søkere med enkeltpersonforetak eller brå endring i inntekt, må saksbehandlere gjennomgå ytterligere dokumentasjon. Mens 30–50 prosent av søknader tidligere hadde feil eller mangler, er tallet nå dramatisk redusert.

Fordi dataene nå er standardisert og mer dokumentasjon nå etterspørres sjeldnere, frigjøres omtrent 20 minutter per søknad. Anslaget er et snitt fra et spenn på 5–120 minutter.

Mindre oppfølging om faktura

Innføring av automatisk resøknad våren 2022 gjorde at alle som hadde fått innvilget redusert pris fikk videreført dette. Dermed fikk bydelene inn færre søknader om redusert pris fra foresatte som hadde mottatt første faktura. Dette har ført til et betydelig fall i antall søknader som krever oppfølging av enkeltfamilier.

Vi anslår at saksbehandlerne i snitt sparer 30 minutter per søknad som følge av dette. Oppfølgingen krever mye tid og tar mellom 15 og 120 minutter.

Flere effekter enn vi måler 

Oppdraget vårt er ikke å kun oppnå effekter som lar seg tallfeste. Gjennom tett samspill med bydeler og kolleger bidrar arbeidet vårt til forbedringer som betyr mye for de berørte.

De digitale løsningene har spart – og vil fortsette å spare – sårbare familier for mye belastning. Jo flere som får en enklere vei til prisen de har krav på, jo færre blir utsatt for økonomiske påkjenninger de ikke tåler. Samtidig blir flere foreldre selvstendige i søknadsprosessen, noe som reduserer behovet for hjelp fra ansatte i kommunen.

Innebygd i løsningene er også høyere informasjonssikkerhet. Det gjør risikoen mindre for at data skal havne på avveie, og sørger for at personvernet står sterkt.

Som følge av at flere delprosesser gjøres maskinelle og standardiserte, må saksbehandlere dessuten håndtere mindre informasjon. Dette øker likebehandlingen av søkere, og sørger for at bydelene har et bedre beslutningsgrunnlag når søknader må følges opp.

Mer i vente

Digitalisering handler ikke om bare å sette strøm på papir. Et knotete skjema er et knotete skjema, selv om du fikk det tilsendt på e-post. 

For å lykkes med varig transformasjon må vi tenke nytt om hver prosess, og finne ut hvordan de kan gjøres enklere – eller overflødige. Da må vi flette kompetansen i bydelene sammen med kompetansen i Origo, slik våre tverrfaglige team gjør med saksbehandlerne for barnehagesøknader.

Tall er viktige for å måle fremgang og vise effekten av arbeidet vi gjør. Og selvfølgelig er det motiverende å se at barnehagegjelden går ned, og at flere familier får innvilget søknadene sine om redusert pris.

Men bak hvert tall er det ekte familier med ekte behov, og barn som fortjener lik mulighet til å løpe, lære og leke i barnehagen. Det er dem vi jobber for på vei mot nye mål i 2024.