Nå kan foreldre selv sjekke søknad om redusert barnehagepris

Å søke barnehageplass forbindes med stress og usikkerhet hos mange foreldre. Det gjelder spesielt i familier hvor barnehage er en betydelig kostnad. 

Hvert år er tusenvis av foreldre avhengige av å få redusert pris på barnas barnehageplass. Foreldre som fikk innvilget dette i fjor vil få en ny søknad opprettet automatisk, mens førstegangssøkere selv må sende inn søknad. Opplysninger om inntekt hentes automatisk fra skatteoppgjøret, med visse unntak som krever ekstra dokumentasjon.

Når søknaden er innsendt, kan svaret være flere uker unna. Fristen gjør nemlig at hver søknad om prisreduksjon sendes inn på samme tidspunkt hvert år. Dermed må de få saksbehandlerne i hver bydel behandle alle søknader samtidig – parallelt med hovedopptaket.

Ventetiden kan gjøre foresatte urolige. Mange vil forsikre seg om at deres søknad faktisk er mottatt, riktig utfylt og ikke mangler noe. Til nå har den eneste muligheten vært å kontakte en saksbehandler i årets travleste periode.

Nå vil bydelene og Origo i fellesskap gi foreldre muligheten til selv å følge opp søknaden sin på Oslo kommunes nettsider.

Den nye løsningen viser ikke bare søknadens status, men lar også søkere laste opp ytterligere dokumentasjon ved behov. Dermed vil saksbehandlerne oppleve langt færre henvendelser, og frigjøre tid til oppfølging av de mest sårbare familiene.

Svart hull

Lite opptar oss foreldre mer enn å sikre trygg barnehageplass for barna våre. Først når vi har fått svar på søknaden, kan vi planlegge den kommende hverdagen, pendlingen og familieøkonomien. 

Ventetiden kan vare i både uker og måneder. Alle søknadene renner nemlig inn samtidig, og håndteres av bare én eller to saksbehandlere i hver bydel. Da rekker spørsmålene å melde seg: Ble fjorårets søknad fornyet? Får vi den reduserte prisen vi har krav på? 

Marianne Lohre Martinsen har ti års erfaring som saksbehandler i Bydel Ullern, og hospiterer nå som fagekspert i Oslo Origo. Hun har full forståelse for at ventetiden gjør mange urolige. 

– Fordi det kan ha store konsekvenser å ikke få redusert pris, er det naturlig at foreldre vil vite at søknaden er i orden. Dessverre kan ventetiden bli lang når vi er få ansatte i hver bydel og søknadene er mange, sier Marianne.

Siden foreldre ikke får informasjon underveis, opplever mange at søknaden nærmest forsvinner i et «svart hull» etter innsending. Dermed tar de saken i egne hender og henvender seg til kommunen direkte.

– De aller fleste søknader er helt i orden. Behovet for informasjon gjør likevel at mange ringer kommunen sentralt, som henviser dem til bydelene og til slutt oss. Det er uheldig når vi midt i behandlingen må forsikre foreldre enkeltvis om at søknaden deres blir behandlet, forteller Marianne.

Begge parter har derfor etterspurt en løsning for innsyn, slik at foreldre selv kan følge med på hvor langt søknaden deres har kommet. I tett samspill med tjenestesiden har Origos team barnehageplass derfor laget en innlogget flate som lar foreldre følge opp søknaden sin digitalt.

Gir foreldre trygghet

Innad i Origo blir løsningen kalt «Kuen». Navnet har ikke opphav i fjøset, men kalenderen, forklarer teamleder Ola Granholt.

– I starten hadde vi ingen arbeidstittel på løsningen vi jobbet med. Siden målet var å lansere den innen årets første kvartal, altså «Q1», begynte alle å kalle den «Kuen». Nå tror jeg det er for sent å omdøpe den, sier Ola.

Han er leder for team barnehageplass, som har utviklet løsningen i samarbeid med bydelene. Teamet er en del av satsingen Tilgang til barnehage, som jobber med å forenkle hele prosessen rundt søknad og opptak i Oslo kommune. 

– Vi har i første omgang laget Kuen for sårbare barnefamilier. Der er behovet størst for å kunne sjekke at søknaden om redusert pris blir behandlet. Den tryggheten avgjør om foreldre opplever behov for å kontakte bydelen, forteller Ola.

Når foreldre logger seg inn, får de tydelig se om søknaden deres har status som mottatt, under behandling eller ferdig behandlet. Straks søknaden om barnehageplass innvilges, får de også oversikt over hvilke(t) barn som har plass hvor.

Også for kommunen vil selvbetjent innsyn spille en stor rolle. Fordi søknader om redusert pris må behandles samtidig som hele barnehageopptaket, er saksbehandlerne under tung belastning i denne perioden. Dette gjør systemet sårbart, og gir bydelen begrenset kapasitet til å håndtere henvendelser.

– Saksbehandlerne ute i bydelene gjør en av kommunens viktigste jobber under et enormt tidspress. For hver henvendelse de slipper å besvare, frigjør vi dyrebar tid og fremdrift, sier Ola.

Sparer masse tid

Det er husholdningens inntekt som avgjør om du får redusert pris på barnehageplassen. For de fleste hentes dette automatisk fra Skatteetaten, men enkelte må fortsatt sende inn ekstra dokumentasjon. Det gjelder deg som har hatt nedgang i inntekt siden året før, har et enkeltpersonforetak eller er ny i landet. 

Dessverre er det mange som legger ved feil dokument – eller utelater det fullstendig – som krever oppfølging fra en saksbehandler. Hittil har nemlig ingen hatt mulighet til å laste opp nye dokumenter til en innsendt søknad. 

Foresatte har derfor måttet opprette en ekstra søknad for å sende inn nødvendige vedlegg. Forvirringen fører til at mange kontakter bydelen for å få hjelp.

– Dobbeltsøknader betyr dobbelt arbeid for saksbehandlerne, som i tillegg må veilede usikre foreldre gjennom prosessen. Derfor er det fantastisk at Kuen også støtter ettersending av dokumenter. Da unngår vi også at foresatte deler sensitive opplysninger på e-post. At vedlegg nå kan knyttes til den opprinnelige søknaden er en game changer for både foresatte og oss, sier Marianne. 

Siden i fjor har Oslo kommune fornyet søknader om redusert pris automatisk. Dette fører til vesentlig færre feil og mangler ved søknadene. I vår mottok disse familiene en melding om at søknaden ble fornyet på deres vegne. Også for dem vil det nå bli enkelt å forsikre seg om at den automatiske søknaden faktisk blir behandlet.

– Både søknader som opprettes manuelt og automatisk dukker opp i løsningen, slik at foreldre selv kan sjekke status. Det betyr mindre bekymring og færre henvendelser. Tiden vi sparer bruker vi på oppfølging av familier som virkelig trenger det, sier Marianne.

Drømmen om én portal

Kuen ble ikke født over natta. Den nye løsningen er et resultat av tett samarbeid mellom produktområdet Tilgang til barnehage og saksbehandlere fra hele kommunen. Løsningen hadde ikke vært mulig uten samspill med fageksperter som forbedrer hver versjon gjennom testing og tilbakemeldinger. 

Ambisjonene er store for alle involverte. Origos team barnehageplass jobber for å gjøre Kuen nyttig og tilgjengelig for alle foresatte, uavhengig av om de søker om redusert pris.

– Dette er en løsning vi vil bygge videre på for å dekke flere behov på sikt. Målet er å gi foreldre en personlig tilpasset, forenklet og forutsigbar opplevelse når de søker om barnehageplass i Oslo, sier Ola.

Teamet undersøker blant annet muligheten for å håndtere mer av informasjonsflyten mellom foreldre og saksbehandlere. I dag må nemlig begge parter forholde seg til ulike kanaler i ulike trinn av prosessen. For eksempel behandles selve søknaden gjennom leverandørsystemet IST, mens svar om plass sendes gjennom Digipost.

– Drømmen er at foreldre bare trenger å logge inn for å se oppdatert informasjon som gjelder akkurat dem. Hvis vi i fremtiden kan gjøre foreldre i stand til å sende, følge opp og få svar på sin søknad i én portal, har vi gjort barnehagen mer tilgjengelig for alle, sier Ola.

Marianne ser store fordeler ved samarbeidet mellom bydelene og digitaliseringsetaten. For henne handler nyvinningene til syvende og sist om å gjøre tilbudet mer tilgjengelig. 

– Skal vi oppnå enda høyere deltakelse i Oslo-barnehagen, er vi nødt til å både gjøre det enkelt å søke og få riktig pris. Vi tar stadig nye steg mot visjonen om å tilby alle en trygg og forutsigbar tilgang barnehage, sier Marianne.