Enklere barnehagesøknad gir færre henvendelser

– Tidligere fikk kommunen mange telefoner fra foreldre som søkte barnehageplass. Nå har vi utviklet en ny barnehagesøknad som gir bedre veiledning og reduserer behovet for hjelp. En forbedret barnehagesøknad er første steg på veien mot å gjøre hele søknadsreisen bedre for foreldre, sier Mariel Sletten, produktområdeleder i Oslo Origo.

Mindre behov for veiledning

En førsteversjon av den nye søknaden ble lansert i desember. Kontaktsenteret i kommunen melder allerede om langt færre henvendelser knyttet til barnehagesøknadene. 

– Vi mottar ikke lenger tekniske henvendelser, som for eksempel spørsmål om hvor man finner funksjonen for å endre søknaden. Den nye barnehagesøknaden har blitt langt mer brukervennlig, noe som har resultert i at vi ikke lenger bruker tid på å veilede foreldrene i å søke eller gjøre endringer i etterkant, sier Madelen Kjeldsmoen Peko, fagansvarlig for barnehage på kontaktsenteret.

– Nå handler henvendelsene mer om individuelle situasjoner og spørsmål fra foreldrenes perspektiv, fremfor tekniske utfordringer, legger hun til.

Innsiktsbasert utvikling

For å sikre at den nye barnehagesøknaden faktisk treffer innbyggernes behov, har utviklingen basert seg på grundig innsiktsarbeid. Origo har samarbeidet tett med ulike aktører for å forstå utfordringene i søknadsprosessen.

Gjennom et omfattende innsiktsarbeid har Origo blant annet

• intervjuet foreldre om deres opplevelse av søknaden og hvilke utfordringer de har hatt
• hatt tett dialog med ansatte i bydelene, Oslohjelpa, Åpen barnehage og barnehagestyrere
• lyttet til telefoner til kontaktsenteret og analysert loggførte henvendelser for å identifisere de største utfordringene
• gjennomført spørreundersøkelser for å bekrefte mønstre vi så i intervjuer.
• sett til andre kommuner og land for inspirasjon til løsninger

– Vi har brukertestet løsningen gjennom hele utviklingsløpet, helt fra de første konseptene til søknaden ble lansert. Tilbakemeldingene vi har fått gjennom workshopene og testene har gjort det mulig å justere og forbedre løsningen underveis, sier Marianne L. Martinsen, fagrådgiver i barnehageområdet i Origo.

Gevinster for både innbyggere og kommunen

Den nye barnehagesøknaden gir flere positive effekter for både foreldre og ansatte i kommunen. 

– Søknaden er mye enklere å fylle ut nå. Foreldre får tydeligere veiledning og slipper å svare på spørsmål som ikke gjelder dem, noe som sparer dem for tid og frustrasjon. Det er også lettere å se hvilken prioritet barnet deres har, sier Mariel.

Søknaden er universelt utformet, slik at den er tilgjengelig for alle, i tråd med kravene til digitale tjenester i Oslo kommune.

– Færre henvendelser til kontaktsenteret og bydelene frigjør tid til å hjelpe familier med mer komplekse behov. Samtidig gir søknaden bedre datakvalitet. Siden kommunen nå eier løsningen selv, får vi bedre innsikt i brukerbehov og kan lettere videreutvikle tjenesten, legger Mariel til. 

Neste steg i utviklingen

Den nye søknaden er bare ett steg i en større modernisering av barnehageopptaket i Oslo kommune.

– Vi jobber med å videreutvikle søknaden gjennom 2025. Foreldre vil etter hvert få en personlig oversiktsside der de kan se status på søknaden, svare på tilbud om plass, si opp plassen eller søke om redusert foreldrebetaling, forteller Mariel.

På sikt er målet å også kunne gi personlig tilpassede forslag til barnehageplass og integrere søknaden om redusert foreldrebetaling, slik at innbyggerne kun trenger én samlet søknad.