– Tiden jeg bruker på søknadene er minimert

Å forbedre prosessene rundt barnehageopptak har vært et viktig mål både for Oslo Origo og bydelene. Sammen med saksbehandlere i bydelene har vi utviklet løsninger som ikke bare sparer tid, men som også gjør hverdagen enklere for innbyggere og ansatte. 

– Vi får ofte tilbakemeldinger fra saksbehandlerne gjennom det daglige samarbeidet. Men med denne undersøkelsen ønsket vi å ta en fot i bakken etter et langt løp og se på helheten. Hvordan opplever saksbehandlerne løsningene vi har utviklet i stort, og har samarbeidet vårt gjort en betydelig forskjell? forklarer Vilde Aasen, tjenestedesigner i Oslo Origo. 

Store gevinster for saksbehandlerne

Resultatene var overveldende positive, og viser at saksbehandlerne i stor grad opplever at løsningene bidrar til enklere saksbehandling. Flere saksbehandlere beskriver hvordan effektivisering og automatisering av ordningen med redusert foreldrebetaling har påvirket hverdagen deres:

«Tiden jeg bruker på søknadene er minimert. Stress knyttet til søknadene er helt borte», skriver en av saksbehandlerne i undersøkelsen.

«Jeg bruker kortere tid på hver søknad, noe som gjør at jeg har tid til å vurdere de vanskelige søknadene nøyaktig (...) og tid til å veilede dem som ikke forstår hvordan man søker», skriver en annen.

Hege Evadatter Bentzen i bydel Bjerke bekrefter dette inntrykket. 

– De nye løsningene har virkelig revolusjonert mange av arbeidsoppgavene mine, spesielt arbeidet med søknader om redusert pris for barnehageplass, forteller hun.

– For noen år siden brukte jeg de siste feriedagene i hver sommerferie på å grue meg til å komme tilbake til jobb, fordi det var en haug av ubehandlede saker på papir som måtte behandles manuelt. Med den utviklingen og digitaliseringen som har skjedd, får vi nå sakene og dokumentasjonen servert "på sølvfat", og legger raskt og effektivt inn inntekter i fagsystemet, legger hun til. 

– Dette er et resultat av godt samarbeid på tvers. Saksbehandlerne har bidratt med uvurderlig innsikt og erfaring, noe som har gjort det mulig å utvikle løsninger som virkelig treffer på behovene, sier Vilde.

Undersøkelsen viser hva bydelene og Origo har oppnådd sammen, men bak resultatene ligger en prosess preget av tett samarbeid og gjensidig tillit. Hvordan vokste dette fram, og hva kan man lære av det hvis man vil lykkes med tverrfaglig utvikling?

Sterkt engasjement blant saksbehandlere

I 2021 startet barnehageområdet i Origo med å utvikle digitale løsninger for redusert foreldrebetaling og barnehagesøknader. Saksbehandlerne i bydelene, som har størst kunnskap om behovene og systemene, har bidratt aktivt med innsikt og erfaring.

– I starten var nok noen av saksbehandlerne skeptiske: Hvorfor kom vi i Origo med så mange spørsmål? Hva skulle vi egentlig oppnå, og ville det komme noe håndfast ut av dette? Noen opplevde det kanskje også forvirrende med små og hyppige justeringer, sier Vilde.

Hun forteller at hun har stor respekt for den hektiske arbeidshverdagen saksbehandlerne står i. De balanserer komplekse prosesser og høy arbeidsbelastning, og hun var usikker på om de ville kunne prioritere tid til workshops og innsiktsarbeid.

– Likevel opplever vi at de viser et sterkt engasjement for å bidra med sin kunnskap, noe som har vært avgjørende for å utvikle relevante løsninger, sier Vilde.

Vilde roser saksbehandlerne i bydelene for å ha vist stor tålmodighet og fleksibilitet, til tross for den hektiske arbeidshverdagen.

– Når vi skjønte hvor lite vi egentlig kjente hverandre, inviterte vi til den første workshopen hos oss. Et stort antall saksbehandlerne deltok. Det har siden blitt en tradisjon som vi gjentar et par ganger i året. Det har virkelig blitt et av årets høydepunkter for meg! Der kommer det fram verdifull innsikt, samtidig som det bygges relasjoner på tvers mellom bydelene, forteller Vilde.

Erfaringer fra utviklingsprosessen

Hege i Bydel Bjerke syntes det var motiverende å bli involvert tidlig i utviklingsprosessen:

– Å bli involvert så tidlig i utviklingen, og få bruke en løsning før den var ferdig, var både nytt og spennende. Det motiverte meg å se hvordan ønskene våre faktisk resulterte i nye funksjoner, og det var godt å oppleve at tilbakemeldingene våre ble tatt på alvor, sier hun.

Gjennom tverrfaglige workshops og løpende dialog kom Origo tettere på problemstillingene saksbehandlerne står i. De ansatte fra Origo la på sin side vekt på å forklare hvordan og hvorfor de jobber som de gjør. Saksbehandlerne fikk dermed bedre forståelse for hvordan Origo jobber stegvis, gjennom små, hyppige justeringer basert på tilbakemeldinger og brukertesting.

– De så hvordan deres tilbakemeldinger formet løsningene vi utvikler, og begynte å se at deres bidrag faktisk gjorde en forskjell. Det bygde tillit begge veier, sier Vilde.

Etter hvert begynte saksbehandlerne selv å aktivt invitere barnehageområdet i Origo inn i sine fora, noe som styrket relasjonen ytterligere.

En viktig milepæl var at Marianne L. Martinsen, en erfaren saksbehandler fra Bydel Ullern, begynte som fagekspert i Origo.

– Marianne ble et trygt kontaktpunkt for saksbehandlerne og hjalp oss med å bruke språk som virkelig ga mening for dem. Det tror jeg har vært avgjørende for å bygge tillit, understreker Vilde.

Nærhet til brukerne

Den tette kontakten med saksbehandlerne, som er de primære brukerne av løsningene, har vært avgjørende for de gode resultatene. 

– Undersøkelsen ga oss ærlige tilbakemeldinger og viser at vår måte å jobbe sammen på gir resultater. Det motiverer oss til å fortsette å bygge løsninger som gjør hverdagen enda enklere for både saksbehandlere og innbyggere i Oslo, sier Vilde.