En mann ser fornøyd opp på en kunstig sky

Gjennombrudd for datadeling gir stor innbyggerverdi

Oslo kommune får nå skattedata direkte fra Skatteetaten. Det betyr at innbyggere i større og større grad slipper å dokumentere skatte- og inntektsopplysninger selv.

I år slipper foreldre i Oslo å dokumentere egen inntekt når de søker om redusert foreldrebetaling i barnehage. Med skatte- og inntektsopplysninger direkte fra Skatteetaten, har Oslo kommune nemlig kunnet innføre en betydelig forenklet søknadsprosess. 

Oslo er første kommune i Norge som benytter data direkte fra Skatteetaten for denne tjenesten, men det er også åpent for andre kommuner å gjøre det samme.

Stort automatiseringspotensial

– Dette er bare starten på hvordan vi kan bruke skatte- og inntektsdata for å forenkle søknadsprosesser for innbyggerne, sier Marte Nyang Martinsen, leder for prosjektet “Deling av data fra Skatteetaten".

Marte jobber til vanlig som organisasjonsutvikler i Oslo Origo, men er nå utlånt til dette samarbeidsprosjektet mellom KS, Skatteetaten og Oslo kommune. Målet med prosjektet er å sikre kommunal sektor tilgang på nødvendig data fra Skatteetaten.

I dette tilfellet kan delingen av data gi redusert barnehagekostnad for over 6000 innbyggere, men potensialet er meget stort når strømmer av inntektsdata potensielt kan brukes på om lag 30 lovpålagte tjenester. Derfor har Oslo Origo, kommunens egne digitaliseringsetat, vært en sterk pådriver for å få til dette samarbeidet mellom kommunene og Skatteetaten.

Marte Nyang Martinsen

Marte Nyang Martinsen, prosjektleder for "Deling av data fra Skatteetaten" og organisasjonsutvikler i Oslo Origo. Foto: Marte Nyang Martinsen.

Vinn-vinn for alle parter!

Det er teamet “Automatiserte prosesser” i Oslo Origo som jobber med å forbedre og automatisere denne tjenesten i Oslo kommune, i tett samarbeid med bydelene i kommunen. 

Teamleder Mariel Sletten forteller at de bruker en stegvis tilnærming. Det betyr at de ikke venter med å innføre endringer til de kan tilby en “perfekt” løsning. 

Første steg har vært å innføre elektroniske søknader, samt å innhente opplysninger automatisk: Hele 90 prosent av søknader om redusert foreldrebetaling fylles nå automatisk ut med data fra det nye folkeregisteret og fra fagsystemet for barnehager. I tillegg berikes søknaden med skatte- og inntektsopplysninger fra Skatteetaten så fort de er klare. 

– Dette gjør at vi får en forenklet og nærmest automatisk saksbehandling av disse søknadene, at innbyggere får en enklere søknadsprosess, og at det rett og slett blir mindre feil i saksbehandlingen. Vinn-vinn for alle parter!, sier Mariel. 

Mariel Sletten

Mariel Sletten er teamleder for team "Automatiserte prosesser" i Oslo Origo. Foto: Håkon Jacobsen. 

Team Automatiserte prosesser
Utvikler Tanja M. Gruschke, teamleder Mariel Sletten, tech lead Ola Christian Østfoss Løvholm, og designer Matias Lie-Nielsen (ikke til stede da bildet ble tatt) utgjør team "Automatiserte prosesser" i Oslo Origo. De brenner for å gjøre søknadsprosesser for både innbyggere og ansatte i Oslo kommune langt enklere. Foto: Håkon Jacobsen.

Neste steg er automatisk søknad om fornyelse

Neste steg i forbedringen av denne tjenesten blir å innføre automatisk re-søknad. Det gjør at foreldrene slipper å søke om fornyelse av redusert barnehagebetaling hvert år. Elisabeth Gellein og Monica Soelberg Horn, som har ansvaret for disse sakene i bydel Grünerløkka, opplyser at mange av foreldrene nemlig glemmer å sende inn disse søknadene innen fristen.

– Etter at fristen for søknad om fornyelse gikk ut 30. juni i år, fikk vi 120 forsinkede søknader. De som søker for sent, ringer oss gjerne i tillegg, noe som selvfølgelig skaper mye ekstrajobb for oss. Dette er ofte vanskelige og følelsesladde telefonsamtaler med foreldre som opplever å ha fått en regning de ikke har mulighet til å betale, sier de. 

De mener at en automatisering av re-søknader vil medføre store effektiviseringsgevinster for kommunen, og, ikke minst, være en stor lettelse for foreldrene. 

Bydelene er tett involvert

– Vi er veldig glad for at et behov vi har sett lenge endelig er tatt tak i, og at vi blir tett involvert og hørt i prosessen, blant annet gjennom ukentlige møter med Origo. Vi deltar også i workshoper hvor vi sammen finner ut hvordan vi best kan løse konkrete problemstillinger, sier Elisabeth og Monica.

Workshop
Ansatte i bydel Frogner, Alna og Grünerløkka på workshop hos Oslo Origo. Designer Matias Lie-Nielsen i team Automatiserte prosesser passer på å få opp alle ideer på tavla. Foto: Mariel Sletten.

Mariel i Oslo Origo sier på sin side at innsikten fra bydelene har vært helt uvurderlig i dette arbeidet.

– Uten bidraget fra dem som jobber tettest på disse sakene i bydelene, hadde vi ikke klart å komme dit vi er nå, sier hun. 

Elisabeth og Monica er dessuten godt fornøyd med den stegvise og smidige tilnærmingen. 

– Det er veldig fint at vi ikke må vente i flere år på en fullt utviklet og automatisert tjeneste. På denne måten opplever vi gradvise forbedringer i saksbehandlingen, samtidig som Origo blir godt kjent med tjenesten og kan justere seg etter tilbakemeldinger underveis i utviklingsprosessen, påpeker de. 

Gammeldags lovverk skaper utfordringer

Marte Nyang Martinsen i det overordnede samarbeidsprosjektet forteller at de hadde mange ulike innbyggertjenester å velge mellom da de startet opp.

– Dette var et stort og krevende arbeid i ganske ukjent farvann for oss alle. Vi så også at et gammeldags lovverk som ikke legger til rette for deling, ofte er til hinder for automatisering, og at det gjerne ikke er en enkel vei fram mot forbedring. Vi bestemte oss derfor for å starte med noen utvalgte tjenester og lære underveis, forklarer Marte. 

Innbyggere må opptre som postbud mellom ulike offentlige instanser. Det ville vi gjøre noe med.

Marte Nyang Martinsen Prosjektleder

– Vi så at det var et skrikende behov for tilgang på skatte- og inntektsopplysninger i mange ulike tjenester, og at innbyggerne må opptre som postbud mellom ulike offentlige instanser. Det ville vi gjøre noe med, forteller Marte. 

Valget falt forholdsvis raskt på barnehage som første tjeneste ut i prosjektet. Her kom det nemlig en oppdatert forskrift i 2020, som har gjort at prosjektet ikke møtte på de like store juridiske utfordringene som i andre tjenester. I tillegg var det ikke tvil om at det var et stort behov for forbedring av denne tjenesten som generer mange henvendelser, og som innebærer mye manuell saksbehandling for saksbehandlerne i kommunen. 

Artikkelen fortsetter under faktaboksen.

Hva sier jussen?

Personvernforordningen (GDPR) setter strenge krav til automatisert behandling. I utgangspunktet er det et forbud mot automatiserte individuelle avgjørelser som både:

  • Er helautomatiserte, det vil si at et dataprogram tar avgjørelsen uten at et menneske har reell innvirkning på den
  • Har rettsvirkning for deg eller i tilsvarende grad har innvirkning på deg


Det finnes imidlertid unntak fra forbudet. Automatiserte individuelle avgjørelser er blant annet tillatt hvis:

  • Det er hjemmel i lov til å ta automatiserte individuelle avgjørelser, og den aktuelle loven sikrer dine rettigheter, friheter og berettigede interesse
     

Når man skal automatisere en saksbehandlingsprosess, må man altså gjøre en nøye vurdering av om man har adgang til å gjøre det. Utfordringen er at mange av våre nasjonale lover ikke er tilpasset den digitale utviklingen. Dette jobbes det med, og det er mer fokus på å lage teknologinøytrale lover nå, slik at det i større grad legges opp til digital utvikling.

Jobber for tilgang på nødvendig skattedata i alle kommunale tjenester

– Å dele og gjenbruke data på denne måten er avgjørende for at vi skal lage gode tjenester for innbyggerne i kommunen. Dette krever mer og ny samhandling på tvers av hele det offentlige og uavhengig av forvaltningsnivåer, sier Marte.

Hun er derfor veldig glad for at de har fått midler til å fortsette arbeidet i et tre-årig forsknings- og utviklingsprosjekt.

Skjermbilde fra digitalt møte i prosjektet "Deling av data fra Skatteetaten"
Et bevis på god stemning i de digitale møtene i prosjektet "Deling av data fra Skatteetaten", til tross for alle de juridiske utfordringer de støter på. Prosjektansvarlig i Skatteetaten Bjørn Sletten til venstre, prosjekteier i KS, Anne Mette Dørum øverst til høyre, juristene i Skatteetaten Anne Graadahl og Aslaug Bendiksen under, sammen med Kjersti Jensen, som er innleid jurist i prosjektet, samt prosjektleder Marte Nyang Martinsen helt nederst til høyre. Foto: Marte Nyang Martinsen.

Marte forteller at de nå vil ta med seg de viktige erfaringene fra arbeidet med redusert foreldrebetaling i barnehage, når de skal jobbe videre med de andre kommunale tjenestene i prioritert rekkefølge. Akkurat nå ser de på kommunenes behov for opplysninger. I tillegg gjør de juridiske vurderinger av muligheter for deling av data for tjenestene kommunal bolig- og bostøtte, langtidsplass på sykehjem og personlig assistanse, samt eiendomsskatt. 

– Sammen med Skatteetaten, Oslo og en rekke andre samarbeidskommuner, jobber vi for at alle kommuner innen 2024 har tilgang på de dataene de trenger fra Skatteetaten for alle kommunale tjenester. Tilgang på disse dataene utgjør grunnlaget for videre digitalisering og tjenesteutvikling i kommune-Norge, og vil utgjøre en stor positiv forskjell for både innbyggere og de som jobber i kommunene, sier Marte. 

  • Om forfatteren
    Therese Bergwitz-Larsen

    Kommunikasjonsansvarlig Kultur, kommunikasjon og HR

    Therese Bergwitz-Larsen er kommunikasjonsansvarlig i Oslo Origo. Therese jobber mye med å skrive og kommunisere rundt hva som foregår i og rundt Oslo Origo, både internt i kommunen og eksternt, blant annet her på Labs.

    Therese-portrett-114-etter-2