Ny milepæl for sårbare barnefamilier

For økonomisk sårbare familier kan barnehage være en betydelig kostnad. Husholdninger med lavere inntekt kan derfor få redusert barnehagepris, gitt at har fylt ut nødvendig dokumentasjon første gang de søker.

Inntil nylig måtte skjemaer og vedlegg sendes inn manuelt, noe som medførte kostbare feil og mangler ved opptil 30 prosent av søknadene. Gjennombruddet var derfor stort da Oslo Origo i fjor høst kunne innhente data rett fra Skatteetaten – uten innfløkte mellomtrinn for innbyggeren.

I år har Origos team barnehagepris nådd en ny milepæl. Teamet har nå automatisert prosessen med å generere søknader på innbyggernes vegne, slik at sårbare familier slipper å søke på nytt hvert år. Dette ble muliggjort av en endring i forskrift om redusert foreldrebetaling, som setter rammer for hvordan data kan innhentes, sier Catalina Pelaez, leder for Origos team barnehagepris.

– Når vi har hjemmel til å hente inntektsdata rett fra kilden, er det ikke lenger nødvendig med manuell innsending hvert år. Søknaden de sender inn første gang kan nå gjelde for hele barnehageperioden, slik at det blir mye enklere for familiene, forklarer Catalina.

Ivaretar en sårbar gruppe

Kollega Mariel Sletten, leder for satsingsområdet Tilgang til barnehage, er ikke i tvil om at såkalte resøknader vil bety mye for dem det gjelder.

– Tidligere har en glemt frist eller forsinket søknad gjort at mange fortvilte foreldre mottar regninger de ikke kan betale. Når vi reduserer antall manuelle søknader og øker datakvaliteten, ivaretar vi en sårbar gruppe, sier Mariel.

Også for kommunens saksbehandlere har søknadsprosessen vært krevende. I tidligere år har man opplevd tung arbeidsbelastning rett før og etter fellesferien, fordi mange glemte å søke før fristen. For saksbehandlere som Monica Soelberg Horn fra Bydel Grünerløkka har dette innebåret tidkrevende oppfølging av innbyggere i en vanskelig situasjon.

– Nå vil innføringen av automatiske resøknader gjøre at mange innbyggere som ellers ville glemt fristen får redusert pris automatisk. Dette igjen gjør at vi unngår et høyt antall henvendelser fra berørte foreldre i etterkant, forteller Monica.

Høyt tidspress

I mai kunne Oslo kommune feire at flere enn 5 000 resøknader var lagt inn i systemet. I år slapp dermed tusenvis av innbyggere å kvie seg for søknadsfristen 30. juni.

Veien hit har ikke vært uten motbakker. Teamet har særlig kjent på tidspresset som barnehagenes årshjul innebærer. Det smale vinduet mellom søknadsfrist og skatteoppgjør betyr at mye arbeid må gjøres på kort tid, noe teamleder Catalina trekker frem som en stor utfordring.

– Vi er et lite team som er best på små leveranser og kontinuerlige forbedringer, men dette er vanskelig når man forholder seg til en kalender med låste frister. Man blir fanget av at alt må skje i en kort periode, både med tanke på skatteoppgjør, informasjon til foreldrene og tiden som må settes av til å behandle dataene, forteller Catalina.

– Selv om årshjulet medfører et høyt press, er det verdt innsatsen. Ellers risikerer man at mange sårbare familier går glipp av en mulighet som letter tilgangen til barnehage. Det er et stort ansvar, sier produktområdeleder Mariel.

Venter på forskriftsendring

Hvordan kommunen kan innhente og behandle data er fastsatt av forskriften om foreldrebetaling i barnehage. Per i dag er det tillatt å automatisere innhenting av data, men ikke saksbehandling av vedtak. Dermed må hver søknad fortsatt behandles manuelt.

Kommunene venter nå på en endring av forskriften som åpner for automatisert saksbehandling. En slik endring vil bety færre smertepunkter i arbeidet med å effektivisere tjenestetilbudet, ifølge Mariel.

– Visjonen vår er en fremtid der data kan deles sikkert og sømløst mellom offentlige systemer, hvor innbyggeren er trygg på databehandlingen vår og får tjenestene hen trenger. Dagens juridiske rammeverk er ikke bygd opp med dette i tankene, slik at det ofte tar lang tid å få gjennomført små endringer. Etter hvert som lovgiverne tar større hensyn til den teknologiske utviklingen, vil det bli lettere å levere best mulige tjenester til innbyggerne, sier Mariel.

Tverrfaglig samarbeid

At team barnehagepris kom i mål med hele 5 000 resøknader – samt utsending av over 8 000 informasjonsbrev – er det mange som deler æren for, ifølge Catalina og Mariel.

– Samarbeidet med fageierne har vært uvurderlig. Tett dialog med bydeler og byrådsavdelinger er helt nødvendig for å utvikle løsninger som fungerer for både innbyggere og saksbehandlere, sier Catalina.

Også saksbehandler Monica beskriver både samarbeidet og den smidige tilnærmingen som en positiv opplevelse.

– Vi møter en gjeng fra Origo som ønsker å gjøre alt de kan for å lette hverdagen vår, og gjør tilpasninger etter hvert som vi melder inn ønsker, sier Monica fra Bydel Grünerløkka.

Samtidig fremhever teamet verdien av en tverrfaglig tilnærming innad i Origo, som gir teamet flere bein å stå på i møte med ulike problemstillinger.

– Vi er en gruppe som ikke bare består av teknologer, men også organisasjonsutviklere og designere. Det lar oss underveis trekke på Origos kompetanse utenfor vårt eget produktområde, slik som jus, sikkerhet og klarspråk. Det har vært en viktig suksessfaktor, forklarer Mariel.

Høy deltakelse gagner alle

Barnehage har vært et fokusområde for Oslo Origo siden etaten ble etablert i 2020.

– Vi skal sikre trygg og forutsigbar tilgang til barnehageplass. Vi jobber tett sammen med tjenestene og tar utgangspunkt i konkrete, mindre problemstillinger som gir oss innsikt til veien videre, sier Mariel.

– Per i dag er det deler av prosessen, eksempelvis tildeling av barnehageplass, som er ikke-digitale. Vi vil jobbe trinnvis og bearbeide flere ledd i kjeden. Det endelige målet er en heldigital prosess som kommer alle til gode, sier Catalina.

På kort sikt er gevinsten at sårbare familier unngår unødvendig økonomisk belastning, samtidig som man frigjør tid for saksbehandlerne. I det store bildet er resøknader bare én av løsningene som bidrar til at flest mulig tar del i Oslos barnehagetilbud, og dermed øker sine sjanser for å lykkes i skoleløp og arbeidsliv.

– Den virkelig store samfunnsgevinsten har vi i vente om tjue eller tretti år. Det er perspektivet som driver oss fremover, avslutter Catalina.