Skjema og søknadsprosesser

Ordet søknadsskjema er kanskje ikke så veldig sexy, men det er en enkel inngangsport til hundrevis av kommunens tjenester – alt fra skjenkebevilling og tilskudd til tøybleier, til klage på parkeringsgebyr. 

Et dedikert skjemateam jobber for å gjøre tilgangen til disse tjenestene raskere og enklere, samtidig som de forenkler arbeidet for saksbehandlerne i kommunen.

Innbyggerne skal slippe å fylle ut informasjon kommunen allerede har. Vi skal heller ikke spørre om mer enn vi trenger. Og det er ikke så dumt om vi kan gi deg svar på sekunder.

Dette jobber vi med

Skjemateamet i Origo utvikler og forvalter skjemabyggeren Skjema Studio, et selvbetjent verktøy som lar kommunens virksomheter raskt lage og administrere sine egne skjemaer. Her henter vi inn det vi kan av informasjon automatisk fra offentlige registre. 

For oss er det viktig at det å fylle ut et skjema skal være så enkelt og brukervennlig som mulig. Samtidig sørger vi for trygg datahåndtering og høy kvalitet på informasjonen som samles inn.

Vi jobber hele tiden med å videreutvikle Skjema Studio i tråd med de behovene som melder seg. I tillegg jobber vi med å lære opp flere og flere av kommunens virksomheter i å bli selvbetjente i skjemaløsningen. 

Dette betyr det for deg

For innbyggerne i Oslo betyr dette enklere og raskere tilgang på kommunens tjenester. Du slipper å fylle ut informasjon som kommunen allerede har, og kan sende inn skjemaer digitalt, raskt og uten problemer. Du får raskere svar på søknadene dine og rett og slett en smidigere opplevelse. 

For kommunens ansatte betyr dette mindre tid brukt på manuell behandling av skjemaer, raskere saksbehandling og færre feil. Det tar også langt kortere tid å opprette en ny søknad eller et nytt skjema. Det digitale systemet sørger for at informasjonen er korrekt og lett tilgjengelig, noe som frigjør tid til andre viktige oppgaver.

Livet blir altså litt enklere både for dem som jobber med saksbehandling i kommunen, og ikke minst for innbyggerne som stadig får nye behov. 

Dette leverer vi

Noen av effektene av arbeidet vårt så langt er:

• Antall brukere i Skjema Studio mer enn doblet seg i løpet av 2023 og teller i dag over 300 brukere i ulike virksomheter i kommunen. Dette har økt effektiviteten og redusert behovet for ekstern hjelp. 69 prosent av skjemaendringene i 2023 ble gjort av virksomhetene selv.
• Automatisert innhenting av informasjon fra offentlige registre har forbedret datakvaliteten og spart tid både for innbyggere og ansatte.
• Med over 400 skjemaer tilgjengelig i løsningen, har vi gjort det enklere for innbyggere å få tilgang til kommunens tjenester, uansett tid og sted.
• Ved å tilby et gratis og selvbetjent verktøy unngår vi unødvendige kostnader og byråkratiske prosesser knyttet til vurdering og anskaffelse av alternative løsninger. Vår egenutviklede løsning er skreddersydd for kommunens virksomheter og deres spesifikke behov. Dette sikrer funksjonalitet og sikkerhet som oppfyller både kommunens og innbyggernes krav, samt relevante forordninger og forventninger. Ved at kommunen selv eier og utvikler løsningen, sikrer vi langsiktige besparelser og godt samarbeid mellom ulike virksomheter.

Veien videre

I løpet av 2024 vil vi fortsette å forbedre Skjema Studio med nye funksjoner som gjør det enda enklere for både innbyggere og ansatte i kommunen å bruke digitale skjemaer. Blant annet jobber vi med å tilby skjemaer uten krav om innlogging der det ikke er nødvendig, samt med å få på plass mulighet for digital signering. Målet er å skape en mer effektiv, brukervennlig og sikker digital infrastruktur for hele Oslo kommune.