Skjema og søknadsprosesser

Ordet søknadsskjema er kanskje ikke så veldig sexy, men det er en enkel inngangsport til hundrevis av kommunens tjenester – alt fra skjenkebevilling og tilskudd til tøybleier, til klage på parkeringsgebyr. 

Et dedikert skjemateam jobber for å gjøre tilgangen til disse tjenestene raskere og enklere, samtidig som de forenkler arbeidet for saksbehandlerne i kommunen.

Innbyggerne skal slippe å fylle ut informasjon kommunen allerede har. Vi skal heller ikke spørre om mer enn vi trenger. Og det er ikke så dumt om vi kan gi deg svar på sekunder.

Dette jobber vi med

Skjemateamet i Origo utvikler og forvalter skjemabyggeren Skjema Studio, et selvbetjent verktøy som lar kommunens virksomheter raskt lage og administrere sine egne skjemaer. Her henter vi inn det vi kan av informasjon automatisk fra offentlige registre. 

For oss er det viktig at det å fylle ut et skjema skal være så enkelt og brukervennlig som mulig. Samtidig sørger vi for trygg datahåndtering og høy kvalitet på informasjonen som samles inn.

Vi jobber hele tiden med å videreutvikle Skjema Studio i tråd med de behovene som melder seg. I tillegg jobber vi med å lære opp flere og flere av kommunens virksomheter i å bli selvbetjente i skjemaløsningen. 

Dette betyr det for deg

For innbyggerne i Oslo betyr dette enklere og raskere tilgang på kommunens tjenester. Du slipper å fylle ut informasjon som kommunen allerede har, og kan sende inn skjemaer digitalt, raskt og uten problemer. Du får raskere svar på søknadene dine og rett og slett en smidigere opplevelse. 

For kommunens ansatte betyr dette mindre tid brukt på manuell behandling av skjemaer, raskere saksbehandling og færre feil. Det tar også langt kortere tid å opprette en ny søknad eller et nytt skjema. Det digitale systemet sørger for at informasjonen er korrekt og lett tilgjengelig, noe som frigjør tid til andre viktige oppgaver.

Livet blir altså litt enklere både for dem som jobber med saksbehandling i kommunen, og ikke minst for innbyggerne som stadig får nye behov. 

Dette leverer vi

Noen av effektene av arbeidet vårt så langt er:

• Skjema Studio bidrar til en netto innsparing på mange millioner kroner i saksbehandlingskostnader i Oslo kommune hvert år. Dette kan du lese mer om i denne artikkelen.
• Over 400 ansatte i kommunen bruker Skjema Studio til å lage skjemaer. De fleste endringer i skjemaer gjøres helt selvbetjent, som bidrar til at ansatte kan jobbe effektivt uten å måtte vente på ekstern hjelp eller byråkratiske prosesser.
• Skjemaer bygget i Skjema Studio kan hente informasjon fra offentlige registre som Folkeregisteret, Kontaktregisteret og Enhetsregisteret. Dette bedrer datakvaliteten på innsendte skjemaer og sparer tid både for innbyggere og ansatte. Innsendinger kan også arkiveres automatisk i kommunens arkivsystem, som sparer ansatte for unødvendig manuelt arbeid.
• Med over 550 skjemaer tilgjengelig i løsningen, gjør Skjema Studio det enklere for innbyggere å få tilgang til kommunens tjenester, uansett tid og sted.
• Skjema Studio er egenutviklet av kommunen og tilpasset kommunens behov. Teamet bak løsningen jobber tett med andre ansatte i kommunen for å videreutvikle Skjema Studio og legge til rette for effektiv digitalisering. Teamet er også støttet av fageksperter innen jus og informasjonssikkerhet, som sikrer at innsendinger i løsningen behandles sikkert, effektivt, og ivaretar personvernet til innbyggere.

Veien videre

Framover vil vi fortsette å forbedre Skjema Studio med nye funksjoner som gjør det enda enklere for både innbyggere og ansatte i kommunen å bruke digitale skjemaer. Blant annet jobber vi med å tilby skjemaer som sendes til godkjenning hos andre, gjøre det enda enklere for ansatte å bygge skjemaer og legge til rette for enklere og tryggere datadeling mellom Skjema Studio og andre virksomheter i kommunen. Målet er å skape en mer effektiv, brukervennlig og sikker digital infrastruktur for hele Oslo kommune.