Slik lager du gode skjemaer

1. Start med å tenke gjennom behovet

• Snakk med teamet ditt om hvilke data dere faktisk må ha, og hvordan dataen skal brukes videre. Det kan gi føringer for både hvordan du stiller spørsmålene og hvilke typer svar du vil ha.
• Tenk også igjennom hvor innsendingene skal havne. Skal de arkiveres i Websak, sendes på e-post eller skal de til et fagsystem.

2. Skriv en god tittel

Tittelen skal raskt fortelle brukeren hva skjemaet gjelder. Unngå interne begreper og forkortelser.

En god tittel:

• er konkret og tydelig
• beskriver formålet med skjemaet
• bruker ord brukeren kjenner igjen

Eksempler på gode titler

• Søknad om barnehageplass
• Melde feil på kommunal vei
• Søknad om sjenkebevilling

3. Skriv en kort forklarende ingress.

Før brukeren begynner å fylle ut, si kort:

• Hva skjemaet handler om.
• Hvor lang skjemaet er F eks hvor mange steg det har eller hvor lang tid det tar å fylle ut
• Om de trenger noe for å fylle ut skjemaet (dokumenter, ID-er osv.).
  Obs: Dersom brukeren trenger dokumentasjon for å fylle ut skjemaet, bør du gi brukeren mulighet til å lagre skjemaet underveis.

4. Korte spørsmålstekster og logisk rekkefølge

• Lag korte spørsmålstekster som forklarer klart hva som skal fylles ut, i enkelt språk.
• Tenk «snakk med brukeren» når du setter opp rekkefølgen og spørsmålene.

5. Gode hjelpetekster

Hjelpetekst forklarer hva brukeren skal gjøre. Den skal utfylle label, ikke erstatte den.

Bruk hjelpetekst bare når det er nødvendig. Ofte kan en tydeligere label gjøre hjelpetekst overflødig. Hold teksten kort og konkret, bruk enkle ord, unngå faguttrykk der det er mulig.

Du kan velge mellom:

• Vanlig hjelpetekst – kort forklaring rett under label
• Ekspanderende hjelpetekst – brukes når du trenger en lengre forklaring

Du kan også vise prefix eller suffix i feltet som skal fylles ut. Eksempel: km, kr

6. Gruppér relatert informasjon

Del skjemaet opp i seksjoner med overskrifter når det gir mening. Det gir bedre oversikt og gjør skjemaet lettere å lese.
Ofte har vi forskjellige temaer (eller kategorier) i et skjema. Derfor er det lurt å gruppére de feltene som hører sammen i en gruppe for å gjøre det enklere for brukeren å navigere seg gjennom skjemaet.
En eller flere skjemakomponenter sammen utgjør en skjemaseksjon, og et skjema kan bestå av en eller flere seksjoner.

Du kan enten gruppere gjennom overskrifter og visuell kategorisering, eller dele opp skjemaet i flere steg.

7. Spør kun om det som er nødvendig

Still bare spørsmål du må ha svar på. Alle felter er satt som påkrevd som standard. Du kan endre dette i elementets innstillinger. Hvis feltet er valgfritt, vurder om det egentlig trengs. Du kan lese mer om dataminimeringsprinsippet hos datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/personvernprinsippene/grunnleggende-personvernprinsipper/dataminimering/

8. Hold skjemaet så kort som mulig!

Det øker sjansene betydelig for at folk fyller ut!

Med Vises dersom kan du vise eller skjule spørsmål basert på svar brukeren allerede har gitt.
Det gjør skjemaet kortere og enklere å fylle ut.

9. Velg riktig type spørsmål

Tenk over både hvordan dataene skal behandles etterpå og hvordan brukeren best kan svare på spørsmålet ditt. Ved flervalgsspørsmål: Hvor mange alternativer viser du dem? Skal de kunne velge flere enn ett alternativ?

Tekstfelt
Tekstfelt er de mest brukte elementene. Tekstfelt bør være like bredt som forventet svar. Det hjelper brukeren å forstå hva som skal fylles ut. Men husk at fritekst er vanskeligere å fylle ut, krever mer manuell behandling og gjør statistikk utfordrende.

Avkrysningsbokser
Brukes når brukeren kan velge flere alternativer og det er nyttig å se alle valgene samtidig.
Eksempel: Hvilke vedlegg legger du ved?

Radioknapper
Brukes når brukeren skal velge ett av få alternativer (ca. 2–5).
Gir god oversikt og krever færre klikk enn nedtrekksliste.
Eksempel: Ja / Nei

Nedtrekksliste
Brukes når det er mange alternativer og listen blir for lang til radioknapper.
Eksempel: Bydel, land, år

Unngå

• Nedtrekksliste for ja/nei
• Nedtrekksliste med få valg
• Radioknapper med svært mange alternativer

10. Hent informasjon vi allerede vet

Bruk opplsagselementer og innlogging for å hente informasjon. Det gjør at skjemaet kan fylles ut med informasjon fra ulike datakilder, slik at brukeren slipper å fylle det ut. Dette reduserer risiko for feil og manuelt etterarbeid betydelig.

Husk at du må ha hjemmel for å innhente taushetsbelagt informasjon.

11. Lag en god kvittering

Skjermkvitteringen vises etter at skjemaet er sendt inn. Den skal bekrefte at innsendingen er mottatt, og fortelle brukeren hva som skjer videre. Innsender får også en e-postkvittering. Denne sendes til e-posten til den som har logget inn, med mindre du spesifiserer noe annet.

En god kvittering:

• bekrefter at skjemaet er sendt inn
• sier hva som skjer videre og når brukeren kan forvente svar
• forklarer om innsender vil bli kontaktet, eller om saken behandles automatisk
• gir kontaktinformasjon hvis brukeren har spørsmål
• Forklarer at innsender kan gjenfinne skjemaet sitt i Dine skjemaer.

Hvis brukeren skal gjøre noe mer, bør dette komme tydelig frem i kvitteringen.

12. Test skjemaet før du publiserer

Sørg for at du tester at skjemaet fungerer optimalt før du åpner for å ta imot svar.

• Test å fylle ut alle feltene. Er det lett å forstå spørsmålene og hva jeg skal fylle ut? Test gjerne med ekte brukere.
• Se til at ev. logikk fungerer som det er tenkt
• Se til at feilmeldinger er forklarende og enkle å forstå, slik at bruker kan rette opp i eventuelle feil.
• Sørg for at skjemaet fungerer både på mobil og desktop.
• Sjekk også at innsendingene havner dit de skal og at data kommer inn i ønsket format.
• Sørg for at kvitteringene vises og forklarer hva som skjer nå.