Slik gir kommunens skjemaløsning bedre tjenester og millioner spart

Tusenvis av digitale skjemaer sendes inn til Oslo kommune hver uke. Bak innsendingene ligger en digital løsning som sparer tid, reduserer feil og gjør det enklere å levere gode tjenester.

Oslo kommunes skjemaløsning har vokst jevnt og trutt – og blitt et viktig verktøy for å effektivisere saksbehandling, forbedre informasjonssikkerhet og gjøre det enklere å være innbygger.

Bare i første halvår av 2025 ble det sendt inn over 100 000 skjemaer via løsningen, som i dag er i bruk hos mer enn 40 virksomheter og omfatter over 570 digitale skjemaer. Dette utgjør om lag 6,5 millioner kroner spart hittil i år.

Historisk sett har skjemaløsningen spart kommunen og skattebetalerne for over 30 millioner kroner de siste fem årene – etter at kostnadene til teamet er trukket fra.

– I dag håndteres fortsatt en god del av kommunens skjemaer manuelt og sendes som vedlegg på e-post, til tross for at mange av dem har over 500 innsendinger i året. Ved å digitalisere disse og øke bruken av løsningen med 30–40 prosent, kan vi spare rundt 20 millioner kroner i året, kanskje enda mer, forteller Hedvig Grindheim, leder for skjemateamet i Oslo Origo.

Kulturetaten: Mindre oppfølging og bedre kvalitet på søknadene

Kulturetaten er blant virksomhetene i Oslo kommune som har tatt i bruk skjemaløsningen for fullt. De bruker verktøyet til å lage digitale søknadsskjemaer for alle tilskuddsordningene sine, og til rapportering for tilskuddsmottakere.

– Noe av det viktigste Skjema Studio gir oss er muligheten for å stille spørsmål i skjemaet som avdekker om søkeren kvalifiserer til å motta tilskudd eller ei, sier Jakob Rekdal Jones, spesialkonsulent i Kulturetaten.

– Selv om informasjonen står på nettsidene våre, erfarer vi at mange ikke får med seg kravene før de søker.

Han peker også på at det er enkelt å definere hvilke vedlegg som skal være obligatoriske – som budsjetter og CV – noe som gjør at mange av søknadene er komplette ved innsending.

Et konkret eksempel er ordningen for løpende tilskudd til kunst- og kulturtiltak. Her er det et krav at arrangementet må gjennomføres minst åtte uker frem i tid. Ved å legge inn en begrensning i datovelgeren i skjemaet hindrer de at det kommer inn søknader som bryter med forskriften.

– Løsningen har bidratt til spart tid, mindre behov for oppfølging og bedre kvalitet på søknadene, sier Jakob.

Mange timer spart

Kristin Falck, seksjonsleder i Kulturetaten, påpeker at manuell behandling ville kostet dem mye med rundt 2000 søknader og 1000 rapporter årlig:

– Jeg vil anslå at vi sparer minst hundrevis av timer i året på å bruke Skjema Studio, sier hun.

Hun trekker frem at de slipper tidkrevende oppgaver som å kontrollere vedlegg manuelt, purre på manglende dokumentasjon, overføre e-poster til arkivsystemet Websak, og lage egne Excel-oversikter over søkere. I tillegg gjør standardiserte skjemaer at det går raskere å lese gjennom innholdet.

Men gevinstene handler ikke bare om tid og effektivitet.

– Automatisert mottak og arkivering gir oss en følelse av trygghet, fordi vi vet at vi har kontroll og lav risiko for feil. Det bidrar til et bedre arbeidsmiljø, sier Kristin.

Hun mener også løsningen styrker innbyggernes tillit til etaten:

– Standardiserte skjemaer gir en mer profesjonell opplevelse for søkerne. Det viser at vi jobber systematisk, og styrker tilliten til at søknadene behandles rettferdig og i tråd med forvaltningsloven.

Støtte til selvbetjening i hele kommunen

Skjemaløsningen er laget for å kunne brukes direkte av virksomhetene. De skal kunne lage og endre skjemaer selv – uten behov for teknisk kompetanse. I dag står virksomhetene selv for 71 prosent av handlingene som utføres i Skjema Studio.

– Vi håper at enda flere virksomheter ser verdien i dette og hvor enkelt det er å bruke. Målet er å øke selvbetjeningsgraden ytterligere til 77 prosent i løpet av året, sier Hedvig.

For å gjøre det enklere å ta i bruk nye funksjoner, har teamet nylig lansert en funksjon kalt Omvisninger. Når brukeren åpner en side med ny funksjonalitet, vises små forklaringer direkte i grensesnittet. Dette gir enklere og mer målrettet opplæring.

– Løsningen er utviklet i tråd med kommunens behov, og er både mer fleksibel og kostnadseffektiv enn alternativene i markedet. Den er strategisk viktig for å øke digitaliseringstakten, styrke beredskapen og sikre en mer effektiv kommune, sier Hedvig.

Hun legger til at teamet hele tiden jobber tett med virksomhetene for å sikre at løsningen er både brukervennlig for innbyggerne og at den støtter behov hos saksbehandlerne.

I Kulturetaten opplever de stor verdi av å kunne gjøre endringer selv.

– Når man først har satt seg inn i hvordan Skjema Studio fungerer og hvilke muligheter det gir, sparer vi tid på at vi enkelt kan gjøre justeringer selv – uten å måtte gå omveien om eksterne, sier Jakob i Kulturetaten.

 – Hvis vi får tilbakemelding fra søkere om at et spørsmål i skjemaet er uklart, kan vi gå inn og forbedre hjelpeteksten selv med én gang. 

Utvikling med blikk for hele kommunen

Da Næringsetaten trengte en løsning for å la eksterne parter – som revisor – godkjenne innhold i skjema før innsending, fantes det ikke en slik funksjon i Skjema Studio.

Skjemateamet i Origo utviklet dermed en funksjon for videresending og godkjenning – som nå også etterspørres av andre virksomheter, som Utdanningsetaten. De har behov for at for eksempel den andre forelderen godkjenner skjema før innsending.

– Ved å bygge funksjonalitet basert på faktiske behov, og samtidig generalisere løsningen, blir verdien større enn for det opprinnelige caset alene. Dette er et godt eksempel på hvordan vi utvikler løsningen med utgangspunkt i én virksomhet, men med blikk for hele kommunen, sier Hedvig.