Arkivering gjennom Skjema Studio

Hvordan sette opp arkivintegrasjon

• Velg "mottak" i hovedmenyen på toppen
• Gå til "Skjemaene sendes til" og legg til "Arkiv (Websak)"

Nå har du en standard arkivintegrasjon ut av boksen. Den sender med en PDF av innsendingen samt noe metadata om innsendingen, slik som brukerreferanse, innsendingstid etc. 

Har du tilgang, kan du legge til at felter fra skjemaet skal sendes til websak direkte og ikke bare som PDF. Har du ikke tilgang, kan du kontakte skjemateamet på skjema@oslokommune.zendesk.com

Obs. Du må kontakte ditt virksomhetsarkiv for å bestille kobling i Websak. 

Før du kontakter arkiv med bestilling

Før arkiv kan sette opp arkivintegrasjon mot WebSak, må følgende være avklart:

• Er skjemaet arkivverdig?
  Hvis ikke, må det begrunnes hvorfor det ikke skal arkiveres.

• Hvor skal skjemaet behandles?
  WebSak eller et fagsystem?

• Hva er riktig inngang?
  Postmottak eller WebSak?

• Hvem skal behandle innsendingene?
  Og i hvilken enhet eller rolle?

• Hvilken prosess eller sakstype inngår skjemaet i?
  Finnes det allerede en tilsvarende løsning i WebSak?

• Hvordan skal dokumentet registreres?
  I eksisterende sak, samlesak eller ny sak per innsending?

• Er det behov for skjerming eller særskilt tilgangsstyring?

• Skal skjemafelter brukes i tittel eller metadata?
  Da må dette være definert på forhånd.

Når disse punktene er avklart, går det tekniske oppsettet raskt. 

Filformater og arkivloven

WebSak er konfigurert etter OKAF-logikken

Kategori 1: Egnet for bevaring som de er

• .pdf (helst PDF/A)
• .jpeg / .jpg
• .png
• .sos (SOSI – nasjonal standard for geodata)

Kategori 2: Kan konverteres av Websak

• .doc / .docx
• .odt
• .xls / .xlsx
• .ppt / .pptx

I WebSak betyr dette at originalfilen kan følge saken, og arkivversjon konverteres til PDF/A. Konvertering skjer i tråd med OKAF-oppsett for WebSak.

Kategori 3: bevares uten konvertering

• .dwg / .dxf (CAD/tegninger)
• .bmp (lite brukt, teknisk utdatert)

I Websak bevares de som original, og lesbarhet over tid ivaretas av Byarkivet (edited)