Feberpoliklinikk

– Folk skaper resultater mye raskere enn normalt

Under Covid-19-utbruddet har Oslo kommune virkelig fått testet ut smidig utvikling i praksis.

– Det har vært oppløftende å se hvordan folk snur seg rundt, får til samhandling på tvers, og skaper resultater mye raskere enn normalt i en så krevende situasjon – på tross av at Oslo kommune er en stor og kompleks organisasjon, sier Tine Reuterdahl, konstituert direktør i Oslo Origo, kommunens egne etat for digitalisering.

Som episenteret for Covid-19 i Norge, har Oslo kommune jobbet på spreng de siste månedene for å løse Covid-19-relaterte utfordringer. Det har vært alt fra å sørge for rekruttering av ekstra helsepersonell, etablering av feberpoliklinikker og smittevernteam, til digital utsending av negative prøvesvar og innkjøp av 3D-printet smittevernutstyr.

Kopi av 20-05-14-Smittevern-07
Helsepersonell på jobb ved en av feberpoliklinikkene i Oslo, som ble etablert i forrykende fart. Her i Bydel Norstrand.
Kopi av 20-05-14-Smittevern-05
Kopi av 20-05-14-Smittevern-09

Bedre samarbeid på tvers

– Dette er historien om hvordan en krise har utløst samarbeid på tvers, masse kreativitet, og deling av data og kunnskap i høyt tempo, sier Tine når hun blir bedt om å oppsummere den siste tiden.

Og akkurat dette er noe som ligger hennes hjerte nært. I Oslo Origos oppdrag ligger nettopp det å få til bedre samarbeid og mer deling av data  på tvers av kommunens organisering  for å utvikle bedre og mer effektive systemer som kommer innbyggerne til gode.

– Etter utbruddet av viruset, ble vi i Oslo Origo raskt enige med byrådsavdelingen for eldre, helse og arbeid om at vi skulle vri organisasjonen vår så mye som mulig til å bistå kommunen med Covid-19-arbeid. Særlig har det vært behov for våre ressurser på teknologi, tjenestedesign og organisasjonsutvikling. I dette arbeidet er vi selvfølgelig helt avhengige av tett dialog med fagpersoner i bydeler og i andre virksomheter i kommunen.

Tine forteller at dette har vært gull verdt for Oslo Origo. Som rykende fersk etat i kommunen har læringskurven vært bratt, og Origo har raskt blitt bedre kjent med og kommet tettere på andre virksomheter og tjenester i kommunen, særlig de innenfor helseområdet.

Tine Reuterdahl snakker til Origo

Tine Reuterdahl, konstituert direktør i Oslo Origo.

Dette er historien om hvordan en krise har utløst samarbeid på tvers, masse kreativitet, og deling av data og kunnskap i høyt tempo.

Tine Reuterdahl Konstituert direktør i Oslo Origo

Alle vil bidra

I starten var det litt småkaotisk med opprettelse av nye midlertidige team over en lav sko, og hverdagen var preget av at alle ville bidra. Etter hvert opprettet Oslo Origo et nytt produktområde dedikert til Covid-19, for å sikre en helhetlig tankegang og koordinering på Covid-19-området.

– Det har vært veldig inspirerende å møte så mange positive og engasjerte mennesker på tvers av etater og tjenester i kommunen. Jeg er takknemlig for den tilliten og åpenheten folk har vist oss i Origo, og at de har gitt oss tid til å gjøre innsiktsarbeid i en veldig travel og krevende tid, sier Hilde Bakkeli, produkteier for Covid-19-området i Oslo Origo.

Hilde er vanligvis produkteier for området “åpen og tilgjengelig by”.

– Akkurat nå er dessverre ikke byen vår så veldig åpen og tilgjengelig, så det føles godt å kunne bidra der det virkelig trengs, sier hun.

Hilde Bakkeli

Hilde Bakkeli, produkteier for Covid-19-området i Oslo Origo. Legg merke til at fotografen holder behørig avstand. 

Løsninger på rekordtid

Hilde synes det er oppløftende å se at det er mulig å sette sammen tverrfaglige team som faktisk kommer opp med løsninger på rekordtid.

– Vi har blant annet sett på hvordan vi kan redusere antall telefonsamtaler og manuelt arbeid for helsearbeidere, slik at de kan bruke tiden sin mest mulig effektivt. I starten brukte helsepersonell mye tid på å ringe ut negative prøvesvar til pasienter. Ett av teamene våre satte derfor opp en løsning for å sende ut beskjeder om negative prøvesvar digitalt, noe som sparer masse verdifull tid for helsearbeidere. I tillegg får pasienten prøveresultatet raskere, forteller Hilde.

Smittevernteamet i Bydel Norstrand
Organisasjonsutvikler, Anne Marie de Francisco Lossius, i Oslo Origo til venstre, sammen med smittevernteamet i Bydel Norstrand. De jobber sammen om å få på plass en digital, skalerbar løsning for oppfølging av innbyggere som er smittet. Hvis noen lurer, så holder de god nok avstand. #optiskillusjon

Oslo Origo har også sett nytten av sine eksisterende team og tekniske løsninger i denne tiden. Team proaktive meldinger sender ut informasjon til innbyggerne om ting som er aktuelt for akkurat dem, basert på hendelser som skjer i livet eller i nærområdet. Vanligvis skjer det på e-post for eksempel i forbindelse med at man har flyttet til byen. Men under Covid-19-utbruddet, har teamet også sendt ut SMSer med informasjon om helsemyndighetenes retningslinjer på ulike språk til minoritetsgrupper, noe som kanskje bidro til å få ned smittetallene blant norsk-somaliere. De oppdaget imidlertid raskt at de hadde gjort et par glipper, selv om de trodde de hadde kvalitetssikret godt nok: SMSen til etiopiere var rett og slett sendt på feil språk, og afghanere burde ha fått SMSen på flere språk.

– Noen ganger feiler man, men det må vi tørre å ta sjansen på. Teamene prøver seg frem med små steg, tester og justerer seg, forklarer Hilde.

Bedre informasjonsflyt

Hilde forteller at Oslo Origo har brukt mye tid på å bedre informasjonsflyten mellom ulike fagsystemer innenfor helse, og bidra til at de ansatte i kommunen slipper å føre de samme opplysningene mange ganger.

– Oslo Origos rolle er på mange måter å sørge for at ting blir gjort enklere og mer effektivt. Da de nye feberpoliklinikkene ble etablert, hadde bydelene kort frist før de skulle åpne, og fikk til masse på kort tid, som å skaffe lokaler, smittevernutstyr, og ikke minst helsearbeidere som skulle jobbe der. Origo bistod da med få på plass et felles pasientjournalsystem for alle feberpoliklinikkene i de ulike bydelene.

Oslo Origo har opprettet tverrfaglige Covid-19-team som blant annet jobber med:

  • En rekrutteringsløsning for helsepersonell
  • Digitale flyt for prøvetaking og prøvesvar
  • Digitale verktøy for smitteoppsporing og smittevernteam
  • Informasjon til ulike befolkningsgrupper på e-post og SMS
  • En digital, skalerbar løsning for å følge opp innbyggere som er smittet

Verdifulle erfaringer

Det har gått to måneder siden hele kommunen, sammen med resten av landet, ble satt på hjemmekontor, samtidig som man skulle løse nye og krevende problemstillinger i ekspressfart på en best mulig måte for innbyggerne. Uansett hvor lenge det varer, tror Tine at Origo og kommunen vil sitte igjen med utrolig mye av verdi etter at dette er over.

– Kommunens ansatte får øvd seg på tverrfaglig samarbeid og smidig utvikling hver dag, samtidig som vi har fått mer kunnskap og dermed respekt for hverandres fagfelt, sier Tine.

Hør podkasten "Til tjeneste" om hvordan Oslo kommune har jobbet med tjenesteutvikling under Covid-19-krisen.

  • Om forfatteren

    Therese Bergwitz-Larsen

    Kommunikasjonsansvarlig

    Therese Bergwitz-Larsen (39) er kommunikasjonsansvarlig i Oslo Origo. Therese jobber mye med å skrive og kommunisere rundt hva som foregår i og rundt Oslo Origo, både internt i kommunen og eksternt, blant annet her på Labs.

    Therese-portrett-114-etter-2