Digitalt verktøy kan gi raskere flyktninghjelp

Det er Velferdsetaten og Oslo Origo, kommunens digitaliseringsetat, som har samarbeidet om å utvikle skjemaet hvor kommunens innbyggere kan melde seg hvis de har en bolig som kan brukes. Dette vil hjelpe kommunen i å kartlegge mulighetene for å bosette flyktninger privat i tiden framover. 

Godt samarbeid med Velferdsetaten

Det tok to og en halv dag fra flyktningskjemaet var påbegynt til det ble publisert. Samarbeid på tvers i kommunen var nøkkelen til rask håndtering.

– Det er sjelden vi bruker så kort tid på et såpass komplisert skjema, sier teamleder for skjemateamet i Origo, Hedvig Grindheim. 

Per 17. mars hadde innbyggere sendt inn omtrent 800 skjemaer siden det ble publisert rundt lunsjtid fredag 11. mars. 

– Vi har hatt tett dialog med Velferdsetaten hele veien, som har vært utrolig kjappe med testing og tilbakemeldinger. Dette hadde vi ikke fått til uten dem, understreker Hedvig. 

Viktig verktøy i krise

Hedvig og de andre i skjemateamet i Origo brukte det selvutviklede skjemastudio-verktøyet for å lage skjemaet. Skjemastudio er et brukervennlig verktøy med en del standardfunksjoner, som blant annet gjør det enklere å innhente nødvendig informasjon, for eksempel fra Folkeregisteret. 

– Vi ser at dette er et viktig verktøy å ha i håndtering av en krise når ting må skje raskt. Da kan kommunen heller bruke tiden på å ivareta innbyggerne, enn på lange tekniske utviklingsprosesser, sier Hedvig. 

Skjemastudio-verktøyet ble også brukt for å lage mange digitale skjemaer under korona. 

Kommunens etater skal lære å lage skjemaer selv

Hedvig forteller at verktøyet i hovedsak er utviklet for at andre etater i kommunen skal lage skjemaer de har behov for selv, uten å måtte be om hjelp til dette fra Origo. 

– Men vi stiller selvfølgelig opp i en prekær situasjon som dette, når det er viktig å få på plass løsninger så kjapt, sier Hedvig. 

Det foregår for tiden et opplæringsarbeid for å gjøre flere av etatene i kommunen selvbetjente i skjemastudio-verktøyet.