IMG_9756

1 million kulturtimer med bookingløsningen

Nå har Oslos innbyggere booket over 1 000 000 kulturtimer med Origos bookingløsning.

Savner du en gymsal til dansetrening eller et møterom til bokklubben? Mange kommunale lokaler, som skoler og bydelshus, lånes ut til frivillig og privat aktivitet i Oslo. Tilbudet inngår i kommunens satsing for å gjøre byen mer åpen og tilgjengelig for innbyggerne.

Som ledd i dette arbeidet har Oslo Origo utviklet bookingløsningen, en digital tjeneste som forenkler lån av lokaler for både innbyggere og utlånere. Hensikten er å samle tilgjengelige lokaler slik at folk selv kan finne og booke det de trenger, med minimalt behov for oppfølging fra kommunens ansatte.

Målet er en mangedobling av antall tilknyttede lokaler de kommende årene, og sommerens milepæl gir blod på tann for utviklerne i Origo. Men hva mener vi egentlig med kulturtimer – og hvordan passerte vi en million? 

114 år med opplevelser

Jørgen Hirsch er organisasjonsutvikler innen produktområdet Åpen by, hvor bookingløsningen ble unnfanget. Han forklarer at kulturtimer er en indikator på hvor mye utlån som er gjort med løsningen.

– Hver gang løsningen brukes til å booke lokaler, enten det dreier seg om et førstehjelpskurs, selskap eller annet arrangement, gir det en effekt for deltakerne. Kulturtimer representerer en måling av denne effekten, sier Jørgen.

Kulturtimer regnes ut ved å gange antall bookinger med timer og estimert antall deltakere. Et tretimers kokkekurs med 20 deltakere vil dermed gi 60 kulturtimer. Totalt har løsningen nå lagt til rette for 114 år med opplevelser for Oslos innbyggere.

– Det er vanskelig å måle påvirkningen av en kulturtime, men vi er enige om at den er positiv. Kulturtimer gir oss en pekepinn på utviklingen og motiverer oss til å ta nye steg, fortsetter han. 

Bookingløsningens vei til en million kulturtimer ville ikke ha vært mulig uten samspillet med virksomhetene i kommunen. Helt siden starten har tilbakemeldingene fra bydeler og skoler gjort løsningen bedre, og Origos arbeid med videreutvikling pågår fortsatt.

ansattfoto_torsdag-28 (1) (1)

Jørgen Hirsch er organisasjonsutvikler i Oslo Origo. Foto: Håkon Jacobsen

Raskt og enkelt

Hasan Alhasan vet hvor mye det betyr for folk å kunne låne et samlingssted. Han er vaktmester ved Slurpen aktivitetshus, et bydelshus på Grünerløkka tilknyttet bookingløsningen.

– Folk i området har små leiligheter. Når de kommer hit kan de for eksempel invitere hele klassen til barnebursdag. Dette betyr så mye for barn og unge! Familiene i nærområdet sier det er fantastisk, forteller Hasan.

Han husker godt hvordan hverdagen var før bookingløsningen. Innbyggere måtte sende inn forespørsler i blinde for senere å få avklart romkapasitet, fasiliteter og tilgjengelighet gjennom en serie e-poster.

Den nettbaserte bookingløsningen forhåndsviser informasjon om ledige lokaler og lar folk velge tidsrom i en oppdatert kalender. Den digitale oppgraderingen er som natt og dag for Hasan, som nå innvilger og tilpasser søknader på rekordtid.

– Før kunne det bli 30 e-poster frem og tilbake på én booking. Da kunne jeg bruke en halvtime per booking. Nå bruker jeg fem minutter. Jeg anbefaler løsningen til alle, forteller Hasan.

Erfaringene deles av Børge Arntzen, fungerende rektor ved Haugen skole på Stovner. Han setter spesielt pris på oversikten man får som administrator i en heldigital løsning.

– Bookingløsningen fungerer kjempebra for min del. Man får beskjed når man mottar lånesøknader, og bookingløsningen gjør det lett å administrere søknader og få oversikt, sier Børge.

Hasan_Alhasan

Vaktmester Hasan Alhasan sparer mye tid når innbyggerne bruker bookingløsningen. Foto: Marcela Urbano

Før kunne det bli 30 e-poster frem og tilbake på én booking. Da kunne jeg bruke en halvtime per booking. Nå bruker jeg fem minutter. Jeg anbefaler løsningen til alle.

Hasan Alhasan Vaktmester ved Slurpen aktivitetshus

Digitalt tospann

Bookingløsningen er ikke det eneste produktet fra Origo som forenkler lån av lokaler. Ønsker man maksimalt utbytte av en overgang til digitalt utlån, kan man kombinere bookingløsningen med Oslonøkkelen.

Oslonøkkelen er en appbasert løsning som gir tilgang til gjenvinningsstasjoner og meråpne bibliotek, men også andre kommunale lokaler. Appen lar innbyggere åpne dører med mobilen der kompatible smartlåser er installert.

– Selv om bookingløsningen utretter mye, må man fortsatt forholde seg til fysiske nøkler. Det innebærer henting og levering av nøkkelsett innen kontortid, risiko for viderelån og nøkler på avveie. Med en digital nøkkel får den som har booket lokalet tilgang innenfor tidsrommet bookingen gjelder, forklarer Jørgen i Origo.

I likhet med bookingløsningen er Oslonøkkelen en gratis tjeneste for alle kommunale lokaler som ønsker det. Stadig flere melder interesse for løsningen, og de kommende årene er det ventet stor vekst i antall steder som tilbyr heldigitalt utlån.

fremtid booking
MÅL: Slik kan kartet se ut om bare noen få år. Planen er at over 200 kommunale lokaler vil være tilgjengelig for utlån til innbyggere og frivillige i Oslo.
naatid booking
NÅ: Slik ser dagens oversikt ut. Kartet viser 45 lokaler hvor bookingløsningen og Oslonøkkelen brukes per i dag.

Klar visjon

Oslo er en by med aktive innbyggere, og etterspørselen etter samlingssteder er høy. Det jobbes kontinuerlig med innlemming av flere lokaler i bookingløsningen og Oslonøkkelen, slik at flere innbyggere, foreninger og frivillige organisasjoner får enklere tilgang til lokalene de trenger.

Samarbeidsavtalen mellom Utdanningsetaten (UDE) og Oslo Origo skisserer blant annet ambisjoner om en tidlig utprøving med åtte skoler dette skoleåret, og full innføring av bookingløsningen på alle skoler som låner ut til frivilligheten innen 2025/26.

– Skolene har potensial for mye utlån utenom åpningstid, med mange rom og store lokaler som gymsaler og auditorier. De fleste skoler låner ut lokaler til frivilligheten i dag, og dette er et viktig bidrag til aktivitet i nærmiljøet, sier Jørgen.

I dag benyttes bookingløsningen og Oslonøkkelen i til sammen 45 lokaler over hele Oslo. Målet er å vokse til flere enn 200 lokaler – deriblant 180 skoler – i løpet av de neste årene. 

– Planen på sikt er at dette blir fellesløsninger som tas i bruk i hele kommunen. Visjonen vår er å samle og tilgjengeliggjøre kommunens lokaler på ett sted, slik at innbyggerne og frivilligheten lett får oversikt over alle tilgjengelige lokaler, avslutter Jørgen.

10 gode grunner til å velge bookingløsningen og Oslonøkkelen

  1. Virksomheten etterlever frivillighetsmeldingen og forskriften om utlån av kommunale lokaler

  2. Løsningen er gratis og er tilpasset rammene i kommunen (f.eks. iht. arkivering)

  3. Løsningen reduserer tid brukt på manuelt arbeid for utlån (selvbetjent løsning) 

  4. Løsningen blir integrert med refusjonsordningen (enklere rapportering)

  5. Virksomheten gjør det enklere for frivilligheten og nærmiljø å finne ledige lokaler

  6. Virksomheten er med på den helhetlige digitale transformasjonen i kommunen

  7. Løsningen gir mulighet for enkel tilgangsstyring med personlig identifisering

  8. Innbyggeren får tilgang til lokaler og tjenester utenfor ordinær åpningstid

  9. Administrator av lokalet slipper manuell utlevering av nøkler og fysiske nøkler på avveie

  10. Virksomheten bidrar til en helhetlig brukerreise for tilgang til lokaler og tjenester

  • Om forfatteren
    Kristian Uhlving

    Kommunikasjonsrådgiver Kultur, kommunikasjon og HR

    Kristian Uhlving er kommunikasjonsrådgiver i Oslo Origo. Han jobber med formidling i flere formater om Origos arbeid for kommunens innbyggere og ansatte.