Felles bookingløsning innføres på 180 skoler i Oslo
Nå innfører Oslo kommune en felles digital bookingløsning på omtrent 180 skoler i Oslo. Det skal gjøre skolenes lokaler mer tilgjengelig for innbyggerne, og samtidig spare tid for de ansatte.
– Dette gjør en ganske kompleks prosess mye enklere.
Det sier Julie Grotterød som jobber på Skøyenåsen skole. De har både aula, gymsal og ulike klasserom som er tilgjengelige for utlån.
Å drive med utleie av lokaler på skolen er noe de har drevet med lenge. Men ifølge Julie har det tatt mye tid og skapt mye støy. Hun sier at det er mye man må kunne håndtere når man skal behandle en søknad om å låne et lokale.
– Det er juridiske vurderinger, brannrutiner og tilsynsvakter som skal ha betaling for å nevne noe. Men med bookingløsningen ble dette heldigvis mye lettere å håndtere. Nå skjer ting mer automatisk, og vi får en signert kontrakt på forhånd. Kjempedeilig, sier hun.
Lokalene deres lånes i dag ut til en rekke forskjellige grupper. Det kan være alt fra barn og unge som bruker det til å turne, spille basket eller innebandy. Men det lånes også ut til korps med deltakere helt opp i pensjonsalder. I tillegg til alt fra borettslag som har årsmøter, eller skoleklasser som skal gjøre noe sosialt etter skolen.
Fra 56 til 180
Utdanningsetaten (UDE) har nylig besluttet at alle skolene i hele Oslo skal ta i bruk bookingløsningen som Origo har laget og utviklet. Per dags dato er løsningen innført på 56 skoler. Men målet er at nesten alle skolene i byen skal ta det i bruk i løpet av året. Noen spesialskoler er riktignok unntatt.
I april sendte derfor Utdanningsetaten ut et brev til samtlige rektorer i Osloskolen, hvor de blant annet skrev følgende:
Bli med å gjøre utlån og utleie av skolelokaler enklere
Skolebygg er viktige for aktiviteter for barn og unge på fritiden, og arbeidet med Meråpne skoler skal videreføres i 2024. Alle skoler og bydelslokaler må følge forskrift om utlån og utleie av skoler og andre kommunale lokaler til frivillige organisasjoner i Oslo kommune.
Utdanningsetaten samarbeider med Oslo Origo om å utvikle en digital bookingløsning for utlån og utleie av skolelokaler. Den digitale bookingløsningen får stadig ny funksjonalitet, og mange av endringene har kommet etter innspill fra skolene som allerede er med.
Bookingløsningen er selvbetjent, både for administrator og bruker. Oslo Origo har forenklet prosessen for skolene, slik at dette er papirløst og integrert med Websak. Bookingløsningen gjør det også enklere for skolene å rapportere utlån og utleie. Du kan hente ferdige oppsummerte tall i de ulike kategoriene direkte fra bookingløsningen.
Nå er løsningen klar for at alle i Oslo kommune kan ta den i bruk. Utdanningsetaten skal ha innført digital bookingløsning på alle skoler innen utgangen av 2024.
Å behandle søknader om lån og utleie av lokaler er noe som har tatt mye tid for de ansatte på skolene. Derfor var det på tide å gjøre noe med dette. UDE sier at de valgte å innføre bookingløsningen for å gjøre hverdagen enklere for de som jobber på alle de ulike skolene i Oslo.
– Vi gjør dette for at ansatte på skolene skal få det bedre. Det blir en mer effektiv behandlings- og arkiveringsprosess, det blir enklere å likebehandle søknadene, og det vil spare tid, sier Christoffer Snarvold-Ribbing, prosjektkoordinator hos UDE.
– Er det mulig å si noe om hvor mye tid det vil spare for de ansatte?
– Det avhenger veldig fra person til person, men dette vil spesielt hjelpe de som ikke er så teknologiske. Nå slipper du å skanne papirer, få underskrifter og gå gjennom mange ulike steg for hver søknad. Så de som er veldig gode på dette vil kanskje spare ti minutter, mens andre vil spare over en time per forespørsel, sier han.
Viktig milepæl
Reisen med å ta i bruk bookingløsningen på skoler startet tilbake i 2020. Da tok tre skoler den i bruk i et pilotprosjekt som ble kalt Meråpen skole. Siden den gang har gradvis flere og flere skoler tatt i bruk løsningen. Samtidig har det blitt jobbet iherdig med å forbedre løsningen i tett samarbeid med skolene for å tilfredsstille alle de ulike behovene de måtte ha.
– Dette har vært en spennende reise i et tidvis komplekst og krevende landskap. Det har blant annet betydd å bygge inn en 20 år gammel forskrift, og lage en moderne bookingløsning som tar frivillighetens behov på alvor. Samtidig som det svarer på de ulike skolenes krav og forventninger til en enklere hverdag. Vi hadde ikke klart dette uten et godt samarbeid med UDE, sier Erik Aarsand, produktområdeleder for Åpen by i Oslo Origo.
Derfor var det en stor dag for teamet i Oslo Origo som har jobbet med dette, da det ble klart at UDE landet på avgjørelsen om å ta løsningen i bruk på alle skolene i byen.
– Denne beslutningen er en stor milepæl, sier han og fortsetter:
– Dette en solid anerkjennelse til bookingløsningen. Nå svarer den beviselig på skolenes behov, støtter en felles utlånsprosess på tvers av kommunen og frigjør tid for de ansatte som bruker den. Team booking fortjener masse kudos for dette - både tidligere og nåværende medlemmer. Teamet har jobbet riktig med skolene over lang tid.
Fleksibelt og enkelt
Arbeidet med å gjøre skolene klare til å implementere bookingløsningen er allerede godt i gang. Målet er at det skal gå så knirkefritt som mulig for alle skolene å lære seg et helt nytt system.
– Team Booking har laget et selvbetjent administrasjonsgrensesnitt, som sammen med godt utarbeidet støttemateriell, setter skoler og andre virksomheter i stand til å ta i bruk løsningen på egenhånd. Dette gjør det fleksibelt og enkelt for skolene å gå på lufta på egenhånd. I tillegg har vi satt opp kursing i kurslokalene til UDE. Slik at de som har behov for det kan få støtte og hjelp til å komme seg gjennom stegene i prosessen, sier Erik Aarsand.
Nå ser både han, UDE og Origo frem til at de ansatte på skolene blir helt trygge på å bruke bookingløsningen. Samtidig håper de at det vil føre til at flere innbyggere i Oslo tar i bruk alle de ulike lokalene.
.jpg?quality=55 "Holmenkollens unnarenn opplyst av lyskaster")