Eldre kvinne og ung kvinne ser sammen på en mobil

Hvordan kan du som kommuneansatt ta i bruk proaktive meldinger?

Jobber du i Oslo kommune, og lurer på hvordan din virksomhet kan ta i bruk proaktive meldinger? Det vil vi gjerne hjelpe deg med!

Alle virksomheter i Oslo kommune er velkomne til å ta i bruk proaktive meldinger. Vi i Oslo Origo gjør en oppstartskartlegging ved alle henvendelser. Det gjør vi for å finne ut om proaktive meldinger er riktig kanal for å formidle budskapet.

Informasjonen i en proaktiv melding skal være så spesifikk og relevant som mulig for de definerte mottakerne. Det betyr at vi ikke bruker løsningen til generell informasjon som ikke er relevant for alle i målgruppen. Virksomhetene må derfor kunne vise at informasjonen er relevant for mottakeren. 

Hvordan kan proaktive meldinger hjelpe min virksomhet?

En proaktiv melding vil hjelpe virksomheten med å gi elektronisk informasjon til en målrettet gruppe mennesker. På denne måten kan dere spare penger på for eksempel utskrifter, porto og arbeidsmengde. Mottakerne kan enkelt klikke seg videre til mer informasjon og for eksempel søke på, eller oppsøke, tjenester. 

Meldingene har alltid et kontaktpunkt til virksomhetene, slik at de rette personene bare er et tastetrykk unna. Dette gjør det enklere for innbyggerne å ta kontakt. Samtidig får virksomheten samlet inn spørsmål og innspill, og kan svare direkte på disse. 

Hvor mange når vi?

Det er viktig å presisere at proaktive meldinger sendes ut etter «best effort»-prinsippet. Det betyr at vi ikke har leveringsgaranti eller kan kontrollere at mottakerne faktisk mottar eller leser e-posten. For å finne relevante mottakere, kombinerer vi uttrekk fra ulike nasjonale fellesregistre som matrikkelen, Folkeregisteret og kontakt- og reservasjonsregisteret. Det er imidlertid ikke alle som er oppført i de ulike registrene, og det kan være feil eller manglende e-postadresse i kontakt- og reservasjonsregisteret. 

Vår erfaring er at vi i de fleste tilfeller har kontaktinformasjon til rundt 98 prosent av de potensielle mottakere. Om målgruppen er over 60 år, er det færre som har e-postadresse registrert, og vi når i gjennomsnitt 83 prosent av disse.

Ung kvinne på sykkel langs Akerselva i Oslo
Sykkeltilrettelegging er et av temaene Oslo kommune har sendt ut målrettede proaktive meldinger om. Foto: Thomas Brun / NTB.
Utsikt ut over Oslo
De som har fått ny utsikt og er nye i byen, er blant dem vi sender en proaktiv melding til. Foto: Adobe stock / Oslo kommune.

Hva koster det?

Det koster i utgangspunktet ingenting for virksomhetene å sende ut en proaktiv melding. I spesielle tilfeller som krever mer kompliserte datauttrekk av mottakerne, kan det imidlertid komme enkelte kostnader i forbindelse med bestilling av datauttrekk fra eksterne leverandører. 

Kontakt oss

Virksomheter som ønsker å sende en proaktiv melding, kan ta kontakt med teamleder Kaia Helene Holmgren direkte eller på denne e-posten. Vi har også en gruppe på Workplace (kun for kommuneansatte), hvor du kan se eksempler på meldinger vi har sendt ut. Her kan du også kan ta kontakt eller stille spørsmål.

Tenk gjerne gjennom hva formålet med meldingen er, og hvem den kan være relevant for, i forkant av at du tar kontakt. Vi ønsker beskjed om at dere vil sende en proaktiv melding så snart du vet at dere har behov for det, men kan i mange tilfeller også bistå på kort varsel.

Oppsummert

  1. Alle virksomheter i kommunen kan ta kontakt med oss som jobber med proaktive meldinger i Oslo Origo. 
  2. Sammen finner vi ut om en proaktiv melding egner seg.
  3. Vi setter opp et løp med innholdsproduksjon, brukertest, teknisk utvikling, utsendelse, måling og brukertilbakemeldinger.
  4. Vi i Oslo Origo sender, måler, evaluerer og forbedrer. 
  • Om forfatteren
    Therese Bergwitz-Larsen

    Kommunikasjonsansvarlig Kultur, kommunikasjon og HR

    Therese Bergwitz-Larsen er kommunikasjonsansvarlig i Oslo Origo. Therese jobber mye med å skrive og kommunisere rundt hva som foregår i og rundt Oslo Origo, både internt i kommunen og eksternt, blant annet her på Labs.

    Therese-portrett-114-etter-2