19-04-09-Proaktive50K-02

270.000 eposter til Oslobeboere

I Oslo får du vite ting av kommunen din, før du vet at du trenger å vite det.

Som innbygger i Oslo kommune får du tilsendt informasjon om ting som er aktuelt for deg, basert på hendelser som skjer i livet ditt eller nærområdet ditt.

– Proaktive meldinger er meldinger og beskjeder som vi sender til innbyggerne, basert på informasjon som vi henter i nasjonale registre, sier Ingvild Sundby som er produkteier for Proaktive Meldinger i Oslo Origo.

Det handler om å sende ut meldinger til innbyggerne, på e-post først og fremst, med den informasjonen som de trenger fra kommunen. Basert på deres livssituasjon, eller når det skjer noe viktig i deres liv eller i deres nærområde.

Målet er å møte innbyggerne der de er, sier Kaia Helene Holmgren, som er Team Lead for Proaktive Meldinger i Oslo Origo. 

– Vi gjør dette for å trygge og ivareta innbyggerne. De skal få den informasjonen de trenger og skal ha, uten å måtte lete etter den selv. Mye av det vi sender ut er informasjon av typen «vi skal grave opp gata di. Vi trenger å si fra til deg og naboene dine», sier Sundby.

Proaktive meldinger

Informasjon til innbyggerne i Oslo kommune sendes ut basert på hendelser i nærområdet til innbyggere, eller basert på livssituasjon.

Meldingene sendes på e-post til adressen som er registrert i det nasjonale kontakt- og reservasjonsregisteret som har omtrent 94% dekningsgrad i befolkningen.

Fremtidsvisjonen er at Oslo kommune skal forbedre hverdagen til innbyggerne ved å tilby individualiserte, proaktive tjenester i de ulike fasene av innbyggernes liv.

Målet med kommunens utsendingstjeneste er å gi innbyggere relevant informasjon som gjør dem i stand til å ta i bruk Oslo kommunes tjenester og tilbud og dermed føler seg trygge og ivaretatt.

50.000 velkomster

Allerede har mer enn 50.000 «Velkommen til Oslo»-meldinger blitt sendt ut som e-post. Dette er e-poster som ønsker nye innbyggere velkommen til sin bydel, enten om du flytter internt i Oslo, eller om du flytter fra en annen kommune og inn til Oslo. Meldingen gir deg informasjon om kommunens tjenester, hvordan ting er organisert og hvordan du kan være med å bidra. 

Men det er ikke bare hyggelige velkomster innbyggerne får i innboksen sin. 

– Vi har sendt ut en rekke mailer om beboerparkering til innbyggere i områder som får beboerparkering. Vi har også sendt ut informasjon om barnehageopptak til foreldre som har barn som er 4 måneder gamle. Dette har vi holdt på med i et halvt år, sånn omtrent.

Og det blir stadig flere typer meldinger som er mulige å sende ut. 

– Vi har et prøveprosjekt sammen med bydel Frogner om å sende meldinger til de som nettopp har fått barn. Her skal vi gi dem den infoen de trenger som nybakte foreldre, sier Sundby. 

Se noen av e-postene som Oslo kommune har sendt ut:

19-04-09-Proaktive50K-04

Ingvild Sundby i Oslo Origo.

– Kommunen skal aktivt tilby tjenester

De proaktive meldingene skal ikke bare brukes til å varsle innbyggerne om ting og tang som skjer i kommunen. Ved å koble sammen informasjon som kommunen allerede har, kan man nå gå aktivt ut å tilby tjenester som innbyggerne har behov for, eller som ikke er så godt kjent hos publikum.

– For eksempel skal Renovasjonsetaten nå starte et prøveprosjekt med henting av hageavfall. Da kan vi bruke proaktive meldinger til å varsle deltagerne om at det nå er mulig å bestille henting av hageavfall, forteller Holmgren.

Hun kan også fortelle at de har vurdert såkalte «seniormeldinger». 

– Da kan man for eksempel fortelle innbyggerne i en viss alder om kommunens tjenester. Vi ser jo at mange av våre tjenester ikke brukes så mye fordi folk ikke vet at de fins. 

Det er mange fordeler med dette. Dersom vi for eksempel kan unngå at en 80-åring havner på sykehjem, fordi at han i stedet bruker andre og bedre kommunale tilbud i mellomtida. Så kanskje han ikke havner på sykehjem før han er 95 år. Da er det bedre for 80-åringen, men også bedre og billigere for kommunen. Slike effekter ønsker vi, sier Holmgren.

19-04-09-Proaktive50K-03

Kaia Helene Holmgren i Oslo Origo.

Vil ikke være masete

Selv om det har gått ut over 270.000 e-poster allerede, er det viktig for kommunen å sende så få e-poster som mulig. Sundby forklarer hvorfor:

– Vi er veldig opptatte av at det som sendes ut skal være personlig relevant. Dersom innbyggerne ikke opplever at dette er relevant, så kan det hende at de etter hvert reserverer seg mot å få e-poster. Da blir de registrerte i det nasjonale kontakt- og reservasjonsregisteret, og det ønsker vi ikke, sier Sundby. 

– Derfor er vi veldig opptatte av at dette er relevant og ikke oppleves som masing eller spam. Irrelevant innhold er for det første en veldig dårlig brukeropplevelse, men vi risikerer også at vi aldri får tak i dem igjen. Derfor gjør vi en vurdering hver gang for å være sikker på at dette er relevant, sier Sundby.

– Hva gjør man dersom innbyggerne ikke registrerer seg med e-postadresse?

– Vi henter kontaktinformasjonen fra det nasjonale Kontakt- og reservasjonsregisteret. Det er det nasjonale registeret for at myndighetene skal få kontakt med innbyggerne sine digitalt. Dersom innbyggerne ikke er registrerte der, eller de har reservert seg mot kontakt i det registeret, så får de ikke mail fra oss. Det er 94% dekningsgrad i befolkningen i dette registeret, så vi når svært mange, sier hun. 

Helt til slutt: Det er en annen fordel for oss alle når kommunen snakker med innbyggerne sine på denne måten, forklarer Holmgren. 

– Kommunen har spart enorme mengder porto på dette allerede. Tidligere har det blitt sendt brev til alle i et område, men nå får de den samme informasjonen digitalt. Det er mange dagsverk spart på den samme jobben, avslutter hun. 

19-04-09-Proaktive50K-01
Ingvild Sundby (t.v.) og Kaia Helene Holmgren fra Oslo Origo
  • Om forfatteren

    Håkon Jacobsen

    Multimedieprodusent Origo labs

    Håkon Jacobsen (36) er multimedieprodusent i Oslo Origo. Håkon har ansvaret for foto- og videoproduksjon, infografikk og innhold på dette nettstedet.